Die Stadt Schwarzenbek mit rund 17.000 Einwohnern liegt im Kreis Herzogtum Lauenburg in Schleswig-Holstein. Neben den klassischen Verwaltungsaufgaben kümmert sich das Ordnungsamt um die anspruchsvolle Koordination der Unterbringung und Betreuung von Asylsuchenden und Obdachlosen. Um die vielen Aufgaben effizient und transparent zu gestalten, setzt das Ordnungsamt auf Zammad.
Dank Zammad verbringen wir bis zu 60 % weniger Zeit mit organisatorischen Aufgaben und können uns voll auf die eigentliche operative Arbeit konzentrieren.
Ein sechsköpfiges Team innerhalb des Ordnungsamtes Schwarzenbek koordiniert die Unterbringung und Betreuung von Asylsuchenden und obdachlosen Menschen in fast 60 Unterkünften. Täglich fallen eine Vielzahl an Aufgaben an – von dringenden Reparaturen und regelmäßigen Sicherheitskontrollen bis hin zur individuellen Unterstützung der Bewohner im Alltag.
Bislang versuchte das Team, die Arbeitsabläufe mit simplen To-Do-Listen in Word zu organisieren. Doch mit der steigenden Zahl an Aufgaben wurde schnell klar, dass dieses System ineffizient war. Die Folgen: mangelnde Transparenz, häufige Doppelarbeit und ein hoher Kommunikationsaufwand.
„Wir verbrachten viel Zeit mit Nachfragen, Telefonaten und doppelten Fahrten zu den Unterkünften. Wir suchten nach neuen Möglichkeiten, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.“
Es musste eine moderne, digitale Lösung her, um die Abläufe effizienter und transparenter zu gestalten.
Nach sorgfältiger Evaluierung entschied sich die Stadt Schwarzenbek für Zammad als zentrales Aufgabenmanagementsystem. Besonders die intuitive Bedienbarkeit und die mobile Ansicht der Software überzeugten das Team. „Unabhängig vom Alter oder technischem Geschick haben alle Kolleginnen und Kollegen die Bedienung schnell verstanden und konnten sie flexibel in ihren Arbeitsalltag integrieren", beschreibt Jesse Niemann die Entscheidung.
„Unsere Kollegen sind viel unterwegs und und müssen direkt vor Ort sehen können, welche Aufgaben anstehen und was bereits erledigt wurde. Das ermöglicht uns jetzt Zammad““
Auch die Wirtschaftlichkeit spielte eine entscheidende Rolle. Als öffentliche Einrichtung mit begrenztem Budget benötigte Schwarzenbek eine kosteneffiziente Lösung, die dennoch alle funktionalen Anforderungen erfüllt – Zammad erwies sich als perfekte Wahl.
Die Implementierung verlief insgesamt reibungslos. "Die einzige Herausforderung war anfangs die Einrichtung von Berechtigungen, doch hier unterstützte das Zammad-Supportteam kompetent. Der Support war wirklich schnell und hilfsbereit. Ich stellte gezielte Fragen und erhielt innerhalb weniger Minuten verständliche Antworten", lobt Jesse Niemann.
Auch der Onboarding-Prozess gestaltete sich unkompliziert: In individuellen Schulungsgesprächen wurden die Mitarbeitenden mit dem System vertraut gemacht. Nach nur einer Stunde Schulung pro Person war das gesamte sechsköpfige Team einsatzbereit und arbeitet seither täglich mit Zammad – mit sichtbarem Erfolg.
Obwohl die Stadt Schwarzenbek erst seit kurzem mit Zammad arbeitet, sind die positiven Effekte bereits messbar. Ein beeindruckendes Beispiel: Ein großes Umzugsprojekt, das normalerweise vier Wochen in Anspruch genommen hätte, konnte durch den Einsatz von Zammad in nur anderthalb bis zwei Wochen abgeschlossen werden – eine Zeitersparnis von rund 50 - 60%.
„Mit Zammad sparen wir wertvolle Arbeitszeit und können unsere Ressourcen gezielter einsetzen. Das Tool nimmt uns viel organisatorische Arbeit ab und verschafft uns mehr Zeit für das Wesentliche.“
Alle Teammitglieder haben nun jederzeit Einblick in den aktuellen Bearbeitungsstand jeder Aufgabe. Das erleichtert die Planung der Einsätze erheblich und reduziert zusätzliche Rückfragen und doppelte Fahrten zu Unterkünften. Besonders hilfreich sind die Priorisierungsmöglichkeiten, die Kommentarfunktion und die klare Ticket-Zuordnung, die die Zusammenarbeit deutlich verbessern.
Nach dem erfolgreichen Start plant die Stadt Schwarzenbek, Zammad auch in weiteren Bereichen des Ordnungsamtes zu etablieren – unter anderem zur Überwachung des ruhenden Verkehrs. Die positiven Erfahrungen mit dem Helpdesk-System haben überzeugt und lassen auf weitere Effizienzsteigerungen hoffen.
Mit Zammad hat die Stadt Schwarzenbek ein leistungsstarkes und dennoch intuitiv bedienbares Ticketsystem gefunden, das die anspruchsvolle soziale Arbeit des Ordnungsamtes spürbar erleichtert und gleichzeitig den wirtschaftlichen Anforderungen einer öffentlichen Einrichtung gerecht wird. Drei Worte, die Zammad für die Stadt Schwarzenbek perfekt beschreiben? Simpel. Effizient. Flexibel.
