Darum geht‘s
- Strukturen und Abläufe zur fokussierten Arbeit schaffen
- Innovationsrunden stärker fordern und fördern
- Schnittstellen und Tools so einfach wie möglich halten
- Know-how interaktiv teilen
- Pflege der Knowledge Base weiterführen
Virtuelle Tools und Kommunikationsmittel machen es im Büroalltag relativ einfach, in Kontakt zu bleiben. Doch der tägliche Austausch zwischen Homeoffice zu mobilem Arbeitsplatz überträgt oftmals nur punktuelle Informationen. In Telefonkonferenzen, E-Mails oder Video-Calls gehen relevante Fakten oder wichtige Details gern mal verloren. Damit Wissen, Skills und Projektstände ganzheitlich an Teamkollegen übermittelt werden, braucht es mehr als nur einen regelmäßigen Check-up. Nur so bleibt der Know-how-Transfer am digitalen Arbeitsplatz gewährleistet.
Mit Teamspirit zum Know-how-Transfer
Im klassischen Büroalltag gehören Meetings zum notwendigen Übel, welches gern überstrapaziert wird. Zu oft, zu lang, mit unnötigen Themen. Das Homeoffice hat die Meetingkultur zwar grundlegend verändert und komprimierter gestaltet – der Fokus muss aber auch hier bewusst gesetzt und mit einer klaren Agenda geschärft werden.
Achten Sie also darauf alle digitale Zusammenkünfte mit einer Struktur zu versehen, die alle Stimmen hört und zu einer Entscheidung gelangt. Dabei erhalten Mitarbeiter am besten die Chance, der Reihe nach zu Wort zu kommen. Mit Zeitslots geben Sie vor, über welche Projektstände wie lange gesprochen wird, wer sich äußert und wie es um Neuigkeiten und Weiterentwicklungen steht.
Während ein kurzer Einwurf am Konferenztisch ohne Armmeldung noch möglich war, müssen sich selbst die engagiertesten Kollegen an ebenjene Spielregeln halten. Auf diese Weise fallen Informationen nicht der Zeit zum Opfer.
Innovationsrunden planen
Während wöchentliche Update-Runden über aktuelle Zwischenstände informieren, bieten regelmäßige Innovationsrunden die Chance für Wissenstransfer abseits der bekannten Pfade. Um den Know-how-Austausch am digitalen Arbeitsplatz zu fördern, bieten sich etwa Hackathons, Barcamps oder Konferenzen außerhalb des üblichen Tagesgeschäftes an.
Sie kurbeln die Kreativität an, lassen neue Ideen entstehen und bringen verstecktes Wissen zu Tage. Besonders effektiv gestalten sich die Runden mit wechselnden Teilnehmern aus verschiedenen Abteilungen (und auch aus der Nutzerschaft bzw. von Geschäftspartnern). Schaffen Sie neue Anreize, hören Sie ungehörte Meinungen und ermöglichen Sie Blickwinkel, die zum Augenöffner werden.
Keep It Simple
Wer in seinem Team auf Organisationstools und Projektmanagementsoftware zurückgreift, sollte auf selbsterklärende Funktionen setzen. Statt für Verwirrung mit umfangreichen Features zu sorgen, ermöglichen sie eine einfache Handhabung, den Stand von Projekten auf einen Blick zu erkennen.
Zuständigkeiten müssen dabei befolgt werden, um Verantwortlichkeiten und Aufgaben auf einer Linie zu halten. Ein nett gemeintes Vorpreschen und unabgesprochenes Abarbeiten von Aufgaben ist der Anfang vom Chaos. Smarte Ticketing-Systeme wie Zammad bieten Ihnen ein Nachhalten der Historie an, wodurch auch Projektnachzüglern oder abwesenden Kollegen der Einstieg zu jedem Zeitpunkt erleichtert wird.
Wissen interaktiv vermitteln
Nutzen Sie alle crossmedialen Möglichkeiten, um zeitloses Wissen in Form von Tutorials, Checklisten oder Schritt-für-Schritt-Guides festzuhalten. Damit können sich Kollegen Prozesse viel schneller und verständlicher selbst aneignen – ohne dass eine direkte Betreuung notwendig ist.
Statt seitenlange Dokumente zu wälzen, bringen Audio- oder Videoclips mehr Licht ins Dunkel und lassen den Know-how-Transfer am digitalen Arbeitsplatz nicht abreißen. Angereichert durch Vorlagen zur direkten Weiterverarbeitung und genauen Anwendungshinweisen, führt solch ein Wissenspool mit all seinen Hilfestellungen zu unmittelbaren Erfolgserlebnissen bei den Kollegen.
Knowledge Base nicht vernachlässigen
Trotz aller räumlicher Distanz gibt es einen Ort, an dem all Ihr Anwendungswissen zusammen laufen sollte: in der Knowledge Base Ihrer Organisation. Diese trotzt jeder Arbeitsplatzumgestaltung und Teamzusammenstellung.
Umso wichtiger ist es für die Verantwortlichen, einfache Formate und Templates zu etablieren, um die Pflege einfach zu gestalten.
Fragen Sie sich, ob der Umgang mit der Knowledge Base für alle klar und verständlich ist und belohnen Sie die regelmäßige Arbeit und Aktualisierungen mit dieser. Eine Artikelpflege oder das Updaten von Prozessabläufen muss keinesfalls täglich geschehen – aber es sollte doch stets auf dem neuesten Stand sein.
Tauchen im Laufe des Arbeitsalltags Nachfragen zu Detailfragen auf, können sie mit einem Klick in den entsprechenden Artikel verweisen (statt diese jedes Mal aufs Neue zu beantworten).
Zusammenfassung
Halten Sie den Wissenstransfer an digitalen Arbeitsplätzen auf Kurs! Welche Distanzen Sie auch zwischen Teammitgliedern überbrücken müssen: Setzen Sie mit klar strukturierten Calls, regelmäßigem Austausch und medialen Hilfsmitteln auf einen ganzheitlichen Wissensstand im gesamten Team. Scheuen Sie nicht den Aufwand! Auf lange Sicht zahlt es sich immer aus Silos aufzulösen und die Organisation in ihre Gesamtheit zu stärken.