Darum geht‘s
- Effizienter schriftlich kommunizieren
- Optimierung von Arbeitsabläufen
- Individuelle Nutzung anpassen
- Kommunikationsqualität aufrechterhalten
Ihre Mitarbeiter im Kundenservice bearbeiten täglich zahlreiche Anfragen, die einzeln nur wenige Minuten erfordern, sich jedoch schnell zu einem erheblichen Zeitaufwand summieren. Wiederkehrende Anfragen belasten besonders in Stoßzeiten die Effizienz und blockieren wichtige Ressourcen. Dabei zeigen Studien, dass lange Wartezeiten das größte Ärgernis für Kunden darstellen.
Um diesem Problem entgegenzuwirken, können Textbausteine eine effektive Lösung bieten. Sie ermöglichen es, schnell und präzise auf Anfragen zu reagieren, ohne die konsistente Tonalität zu verlieren. Zammad bietet Ihnen eine Auswahl an vordefinierten Textbausteinen, die Sie im Adminbereich individuell anpassen und ergänzen können. Mit diesen zwölf Textbausteinen haben Sie immer die passende Antwort parat!
4 Vorlagen für den allgemeinen Kundenservice
Der erste Kontakt mit dem Kunden ist entscheidend, um einen positiven und einheitlichen Eindruck zu hinterlassen. Wie im realen Leben gibt es auch hier keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Für 94 % der Kunden spiegelt die Qualität des Kundenservice das Markenbild eines Unternehmens wider. Nutzen Sie diesen Moment bewusst und hinterlassen Sie mit den folgenden Textbausteinen einen bleibenden, professionellen Eindruck.
Textbaustein: Willkommensnachricht
Betreff: Herzlich willkommen bei [Ihr Unternehmen]!
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
wir freuen uns sehr, Sie als Kunden [oder neue Kundin] bei uns begrüßen zu dürfen. Mein Name ist [Vorname und Nachname des Ansprechpartners/Kundenservice-Mitarbeiters] und ich bin Ihr persönlicher Ansprechpartner bei [Unternehmensname].
Bei Fragen zu unseren Dienstleistungen und Produkten sowie Problemen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung!
Textbaustein: Dankesnachricht
Betreff: Vielen Dank für Ihre Anfrage
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihre Anfrage ist eingegangen und wird schnellstmöglich von uns bearbeitet. Unser Team nimmt sich Ihrem Anliegen an und steht Ihnen jederzeit für Rückfragen zur Verfügung.
Sollten Sie in der Zwischenzeit weitere Informationen benötigen, können Sie mich gerne unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse] kontaktieren.
Textbaustein: Reaktion auf Beschwerde
Betreff: Ihre Beschwerde – Wir kümmern uns um Ihr Anliegen
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
vielen Dank, dass Sie sich mit Ihrem Hinweis an uns gewendet haben. Ich verstehe Ihre Unzufriedenheit und werde mit meinem Team das Problem schnellstmöglich beheben.
Wir kümmern uns umgehend um Ihr Anliegen und bemühen uns, eine zufriedenstellende Lösung zu finden. In Kürze melde ich mich mit weiteren Informationen bei Ihnen.
In der Zwischenzeit stehe ich Ihnen für Rückfragen gerne zur Verfügung. Sie erreichen mich unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse].
Textbaustein: Information zu Verzögerung/Update
Betreff: Wichtige Information zu Ihrer Anfrage
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis. Leider gibt es eine Verzögerung bezüglich [Bestellung/Anfrage/Projekt].
Unser Team arbeitet bereits daran und wir bemühen uns, Ihnen so schnell wie möglich eine Lösung zu präsentieren.
Wir halten Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden und werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen, sobald wir Neuigkeiten haben.
4 Vorlagen für individuelle Anfragen
Kundenanliegen können sehr individuell sein und verlangen eine unterschiedliche Herangehensweise. Obwohl die Interaktion mit dem Kunden oder der Kundin auf ihn oder sie persönlich abgestimmt sein muss, ermöglichen Vorlagen dank Freifeldern ein schnelles Bearbeiten. Sie erlauben individuelle Anpassungen innerhalb weniger Sekunden.
Textbaustein für erstes Angebot
Betreff: Ihr Angebot für [Produkt/Leistung vom Unternehmen]
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unseren [Dienstleistungen/Produkten]. Anbei finden Sie ein Angebot, das wir auf Ihre Vorgaben und Anforderungen abgestimmt haben.
Bitte prüfen Sie es in Ruhe und lassen Sie mich wissen, wenn Sie noch Fragen haben oder Anpassungen wünschen. Sie erreichen mich unter [Telefonnummer] oder per E-Mail an [E-Mail-Adresse].
Textbaustein: Follow-Up-Nachricht zum Angebot
Betreff: Haben Sie Fragen zu unserem Angebot?
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
ich hoffe, dass Sie die Gelegenheit hatten, unser Angebot in Ruhe zu prüfen. Gerne möchte ich nachfragen, ob Sie noch zusätzliche Informationen benötigen oder Anpassungen gewünscht sind.
Wenn Sie die Details besprechen möchten, stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. Sie erreichen mich unter [Telefonnummer] oder per [E-Mail-Adresse].
Textbaustein zu Problembehebung
Betreff: Update zu Ihrer Anfrage: Das Problem wurde behoben!
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
tolle Nachrichten: das von Ihnen gemeldete Problem konnten wir erfolgreich beheben. Unser Team hat alle notwendigen Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass alles wieder reibungslos funktioniert.
Sollten Sie noch Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, stehe ich Ihnen jederzeit unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse] zur Verfügung.
Textbaustein zur Einholung kundenspezifischer Informationen
Betreff: Fast geschafft! Wir benötigen noch einige Angaben für die Bearbeitung
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
vielen Dank für Ihre Anfrage. Um diese möglichst schnell und effizient zu bearbeiten, benötigen wir noch ein paar wichtige Informationen von Ihnen. Könnten Sie uns bitte die folgenden Details zukommen lassen?
[Information 1]
[Information 2]
[Information 3]
Sobald ich alle notwendigen Informationen erhalten habe, bearbeite ich Ihre Anfrage umgehend weiter. Sollten Sie Fragen haben, stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Sie erreichen mich unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse].
Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung!
4 Vorlagen für informativen Kundenservice
Halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden! Mit rechtzeitigen Ankündigungen über Software-Updates oder Problemen in der Produktion, die eine individuelle Bestellung betreffen, zeigen Sie sich transparent und erlauben dem Kunden, auf Planänderungen im Vorfeld zu reagieren.
Textbaustein: Ankündigung bevorstehender Updates
Betreff: Wichtige Neuigkeiten: Bevorstehendes Update
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
ich möchte Sie darüber informieren, dass wir in Kürze wichtige Updates an [Produkt/Dienstleistung] vornehmen. Diese Updates finden am [Datum] um [Uhrzeit] statt und sollen [Ziel der Updates und Details] umfassen.
Während dieser Zeit kann es zu kurzfristigen Nutzungseinschränkungen kommen. Wir arbeiten daran, die Ausfallzeit so gering wie möglich zu halten und Sie schnellstmöglich wieder uneingeschränkt bedienen zu können.
Sollten Sie noch Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, stehe ich Ihnen jederzeit unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse] zur Verfügung.
Textbaustein: Benachrichtigung über ein Defekt
Betreff: Wichtige Information zu [Software/Produkt]
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
ich möchte Sie darüber informieren, dass uns bei der Entwicklung an [Software/Produkt] ein Fehler unterlaufen ist. Gerne würde ich mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch über die Details und unser Angebot zur Fehlerbehebung sprechen und würde mich über einen Terminvorschlag Ihrerseits freuen.
Sollten Sie noch Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, stehe ich Ihnen jederzeit unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse] zur Verfügung.
Textbaustein für den technischen Support
Betreff: Wir sind dran – Ihr technisches Problem wird gerade gelöst!
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
vielen Dank, dass Sie sich mit uns in Verbindung gesetzt haben. Wir bedauern, dass Sie auf ein technisches Problem gestoßen sind. Unser technisches Support-Team arbeitet derzeit daran, dieses Problem zu beheben. Der aktuelle Stand ist wie folgt:
Anliegen: [Beschreibung des Anliegens]
Status: [Aktueller Stand]
Sobald sich der Status verändert, erhalten Sie eine weitere Benachrichtigung von mir.
Sollten Sie in der Zwischenzeit weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen jederzeit unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse] zur Verfügung.
Textbaustein zur Erinnerung an die Verlängerung eines Abonnements
Betreff: Wichtige Erinnerung: Verlängern Sie Ihr Abonnement bei [Unternehmen]
Hallo [Vorname und Nachname des Kunden],
ich möchte Sie daran erinnern, dass Ihr Abonnement bei [Name des Unternehmens] am [Datum] endet. Um weiterhin von unseren Leistungen und Services profitieren zu können, empfehlen wir Ihnen, Ihr Abonnement rechtzeitig zu verlängern.
Falls Sie Unterstützung bei der Verlängerung benötigen oder Fragen haben, stehe ich Ihnen unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse] zur Verfügung.
Zusammenfassung
Ob E-Mail, Kurznachricht oder Messenger: Mit Textbausteinen finden Sie immer den richtigen Ton für Ihre Kundenkommunikation. Erweitern Sie Ihr Archiv an Textbausteinen durch eigene Vorlagen, die Sie auf Basis Ihrer Erfahrungen im Kundenservice anlegen. Dank dieses Pools lässt sich mit wenigen Klicks die richtige Antwort an Ihre Kunden passend zu Ihrer Corporate Identity verfassen.