Darum geht‘s
- Wir prokrastinieren, weil wir uns vor schwieriger Arbeit drücken wollen
- Das Selbstmanagement funktioniert, indem man Aufgaben und Projekte in kleinere Parts zerstückelt
- Durch den regelmäßigen Austausch im Team läuft man nicht Gefahr sich groß zu verlieren
- Für produktive Arbeit ist es wichtig seine Akkus aufzuladen und sich Pausen zu nehmen
Im Home-Office lauert überall Zerstreuung: der Abwasch will erledigt werden, die Wäsche zusammengelegt und die Kinder brauchen Hilfe bei den Schularbeiten. Unsere Aufmerksamkeit für die Arbeit wird den ganzen Tag auf die Probe gestellt.
Weil wir (fast) alle coronabedingt derzeit das Büro gegen den Heimarbeitsplatz eingetauscht haben, haben wir hier bei Zammad nach Mitteln und Wegen gesucht, um weiterhin produktiv durch den Arbeitstag zu kommen und teilen unsere Erkenntnisse mit Ihnen.
Was genau ist Prokrastination?
In der Psychologie beschreibt man mit „prokrastinieren“ das gewohnheitsmäßige Aufschieben von unliebsamen Aufgaben. Anders ausgedrückt: Unangenehme, jedoch notwendige Arbeiten werden immer weiter hinausgezögert. Das Wort stammt ursprünglich aus dem Lateinischen und heißt „Vertagung“.
Im Arbeitskontext prokrastineren wir also, wenn wir eine Aufgabe mit zukünftigen Erfolgen gegen eine mit kurzfristiger Belohnung eintauschen. Das reicht dann vom schnellen Dopaminschub vom Durchscrollen der sozialen Medien, bis hin zur Befriedigung durch eine saubere Wohnung.
Die fünf häufigsten Typen von Aufschiebern
Es gibt fünf Arten der Aufschieberitis, die zu ganz unterschiedlichen Archetypen gehören. Meistens verbünden sich immer mehrere davon zu einem Muster, das es zu durchbrechen gilt. Wir unterscheiden:
„Huch, eine Notification.“
Der Internet-Junkie muss alle paar Sekunden auf sein Smartphone schauen, ob es etwas Neues gibt. Er könnte ja etwas verpasst haben! Also ist er mit seinen Gedanken immer überall, nur nicht bei der Sache.
„Erstmal Ordnung machen.“
Diesen Spruch bringen Saubermänner, die im Angesicht der Deadline erst einmal das Chaos auf ihrem Schreibtisch (oder in der ganzen Wohnung) beseitigen müssen, bevor sie einen klaren Gedanken fassen können.
„Einfach anfangen? Ich brauche einen Plan.“
Der Listenmacher fühlt sich in den Strukturen seiner To-Do-Listen und Konzeptpapiere am Wohlsten. Oftmals vergisst er bei der haarkleinen Ausarbeitung jeder Aufgabe aber völlig das Abarbeiten derselben.
„Klar schaffe ich das auch noch.“
Statt gar nicht anzufangen, verzettelt sich der Multitasker in einem Berg an Aufgaben, die er am liebsten gleichzeitig wegarbeiten würde. Aber das ist wenig zielführend und führt nur zu Flüchtigkeitsfehlern.
„Wie soll ich das in so kurzer Zeit schaffen?“
Den Panikmachern fällt oft erst kurz vor Schluss ein, dass eine Abgabefrist näher rückt. Die Zeit bis dahin haben sie schlicht vertrödelt. Doch nun setzt die Panik vor den eigenen Ansprüchen ein.
Weiter geht es mit unserem Leitfaden, wie Sie die Endlosschleife der Prokrastination verlassen und Ihr Produktivitätslevel ganz einfach steigern und können.
Tipp 1: Produktivität definieren (im Team und einzeln)
Es heißt: Arbeit dehnt sich immer in dem Maße aus, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht (Parkinsonsches Gesetz). Daher ist es weder sinnvoll sich für Projekte super viel Zeit freizuhalten, noch ist es gesund sich einen zu großen Workload in ein zu enges Zeitfenster zu pressen.
Die Lösung dieses Problems liegt darin die richtigen Aufgaben zu richtigen Zeit zu erledigen. Versuchen Sie auf Ihren ganz persönlichen Biorhythmus zu achten und halten Sie Ihre Kollegen stets im Loop. Je mehr Leute von Ihnen abhängig sind, desto besser müssen Sie kommunizieren. Durch den konstanten Austausch ergibt sich ein natürliches Produktivitätslevel im gesamten Team.
Tipp 2: Sofort anfangen
Sind wir ehrlich, To-Do’s werden selten besser dadurch, dass wir sie aufschieben. Stattdessen befreit es den Kopf das Grundgerüst frühzeitig aufzustellen, sodass die Feinarbeiten mit der Zeit stattfinden können (siehe „Tipp 7: Mythos Perfektion“).
Und haben Sie gewusst, dass es eine magische Grenze von 72 Stunden gibt, nach denen Sie ein Vorhaben angegangen haben sollten? Andernfalls sinken Ihre Chancen rapide die Absicht jemals umzusetzen. Das gilt für Projekte im Büro, wie auch für Verhaltensänderungen.
Tipp 3: Versuchen Sie sich nicht im Multitasking
Wir haben es schon an dem Multitasker oben gesehen: Sich mehr vorzunehmen, führt nicht dazu, mehr zu schaffen. Konzentrieren Sie sich lieber darauf immer nur an einer Aufgabe zu arbeiten. Das reduziert das Stresslevel und führt langfristig zu einer höheren Qualität und weniger Schleifen.
Tipp 4: Große Aufgaben in kleine zerlegen
Ein Berg von Aufgaben killt ganz automatisch die Motivation. Denn worauf soll man hinarbeiten, wenn kein Ende in Sicht ist? Nehmen Sie sich daher unbedingt die Zeit Zwischenziele zu definieren: Welche Meilensteine folgen aufeinander?
Wenn Sie die einzelnen Schritte noch nicht abschätzen können, dann arbeiten Sie von Woche zu Woche und stimmen Sie sich auf dem Weg immer wieder mit Ihrem Team ab. Das setzt die eigene Arbeit in Perspektive und hilft dabei nie das Wesentliche aus den Augen zu verlieren: Immer einen Schritt nach dem nächsten gehen.
„Als Programmierer ist man gewohnt, in {Klammern} zu denken. Dabei ist eine Klammer immer ein Kontext, der quasi eine Aufgabe absteckt. Zum Beispiel „Löse Issue X { ... }“ oder „Review Blog Post { ... }“. Dabei muss man ziemlich aufpassen, dass man nicht vergisst, die Klammer auch wieder zuzumachen und dass der Block in den Klammern nicht zu groß wird. Darum bin ich immer motiviert, kleine Klammer-Blöcke zu definieren, um Kopfschmerzen vorzubeugen.
Dazu kommt dann, dass eine Klammer zuzumachen das Gleiche ist wie eine Aufgabe abzuhaken. Also das schöne Gefühl etwas geschafft zu haben. Wenn ich also müde, abgeschlagen, demotiviert oder orientierungslos bin, dann suche ich immer nach meiner schließenden Klammer und achte beim nächsten Mal besser darauf, den Klammerblock klein zu halten und schnell wieder zu schließen.“
– Thorsten Eckel, CTO bei Zammad
Tipp 5: Zeiten und Orte für Arbeit bestimmen
Spitzensportler wissen: Wer Höchstleistungen abliefern muss, braucht auch Ruhephasen. Genauso verhält es sich mit der Arbeit im Home-Office. Wir sollten den Tag entlang unseres körperlichen und geistigen Leistungsniveaus organisieren und klare Grenzen für Privates setzen.
Dazu zählt es an den Kernarbeitszeiten erreichbar zu sein – und es danach nicht mehr sein zu müssen. Und sich bewusst Pausen zu nehmen, um frische Luft zu tanken und die Akkus aufzuladen. Eine räumliche Trennung (sofern möglich) hilft ebenfalls dabei den Arbeitsmodus einzulegen.
„Ich versuche mich seit Kurzem mit kleinen Meditationen. Einfach zwischendurch fünf Minuten die Augen zumachen und wegträumen. Ein kurzer Ausflug auf die Dachterasse hilft ebenfalls. Frische Luft, ein paar Pigmente erhaschen und Arme und Beine ausschütteln.“
– Johanna Kiefer, Head of Sales & Support
Tipp 6: Zuerst das Unangenehmste
Eine Wahrheit des Prokrastinierens ist es, dass wir uns nur zu gerne vor unangenehmer, anstrengender und überfordernder Arbeit drücken wollen. Um gar nicht erst in Versuchung zu geraten, empfiehlt es sich diese Aufgaben gleich zu Beginn des Tages anzugehen. Da ist der Geist nämlich noch wach und unsere Arbeitsleistung am größten.
„Für unangenehme oder umfangreiche Aufgaben blocke ich mir auch mal ein paar Stunden im Kalender. Dann stört mich niemand, wenn ich so richtig tief drin stecke und ich weiß, wann ich damit anzufangen habe (und das ist möglichst früh, denn ich mag es, nach hinten raus keinen Druck zu haben). Aber direkt davor erledige ich ein, zwei kleinere Dinge – das motiviert mich und gibt mir das Gefühl, heute schon etwas geschafft zu haben. Mit dieser Stimmung kann ich mich dann auch dem großen, zähen Projekt widmen."
– Jessica Traupe, Content & SEO Marketing Manager
Tipp 7: Mythos Perfektion
Kennen Sie schon das Pareto-Prinzip? Auch bekannt als die 80-20-Regel. Sie besagt, dass sich 80% einer Aufgabenstellung mit 20% des Aufwandes erledigen lässt. Oder auch, dass 80% der Einnahmen von 20% der Kunden kommen. Auf den Arbeitsalltag angewandt, bedeutet das: Wer smart arbeitet, erfüllt den Großteil seines Dienstes in einem Bruchteil der Zeit.
Mit den richtigen Prioritäten erschaffen Sie sich damit ganz bewusst Freiräume, die Sie in Ihre Weiterbildung und ja, auch mal zum Prokrastinieren nutzen können. Schließlich muss man ja auch manchmal etwas intensiver über Problemstellungen nachdenken dürfen…
„Bei mir leidet die Produktivität tatsächlich überhaupt nicht. Im Gegenteil, ich habe das Gefühl, im Home-Office noch produktiver arbeiten zu können. Die langen Fahrtzeiten zum Büro entfallen, in den Arbeitspausen kann ich Kleinigkeiten im Haushalt erledigen, oder mir selber mein Mittagessen zubereiten, spazieren gehen, oder einfach eine Weile auf die Couch. Überstunden, sollten welche nötig sein, sind ebenfalls angenehmer, da man sich keine Gedanken bezüglich der Heimfahrt oder Uhrzeit machen muss. Dass die Arbeit als solche auch noch motivierend und herausfordernd ist, leistet den übrigen Beitrag dazu, warum ich viel Spaß daran habe, von zu Hause aus zu arbeiten, und nicht versucht bin, nebenbei zu netflixen.“
– Mustafa Tongul, First-Level Support Agent
Es gilt also: nicht zu streng sein mit sich selbst und smart agieren! Dann klappt es auch mit dem produktiven Arbeiten von zu Hause.
Zusammenfassung
Im Home-Office gelten nicht die selben Regeln wie im Büro. Dort gilt es Privates und Arbeit buchstäblich unter einen Hut zu bekommen. Durch klare Grenzen und Zeiten für das eine und andere gelingt es aber die Aufmerksamkeit hoch zu halten. Wer droht sich in der Prokrastination zu verlieren, sollte sich kürzere Projekt-Meilensteine setzen und in enger Abstimmung mit seinem Team stehen. Durch den Austausch erhält man eine wichtige Aussagenperspektive auf das eigene Handeln. Zudem empfiehlt es sich mit den unangenehmsten Dingen in den Tag zu starten und so bestenfalls bis zum Mittag schon den schwierigsten Part geschafft zu haben.