So gelingt das Homeoffice – produktives Arbeiten, Rituale und Tools

Wir bei Zammad arbeiten schon seit Beginn fast alle, fast immer von zu Hause! Die Remote-Arbeit will jedoch gut strukturiert sein, um Mitarbeiter und Projekte auch aus der Ferne erfolgreich zu koordinieren. In diesem Guide zeigen wir Ihnen, welche Herausforderungen auf Sie zukommen, wie Sie diese managen und das Homeoffice für Ihre Organisation produktiv gestalten können.

Workflows und Prozesse

Teams, die nicht länger ortsgebunden zusammenarbeiten, werden plötzlich mit allerhand neuen Herausforderungen konfrontiert. Es gilt zu klären, wer zu welcher Zeit an welchen Aufgaben arbeitet und wie man sich dabei am besten gegenseitig unterstützen kann.

Je klarer die Workflows in Ihrer Organisation ausgearbeitet und definiert sind, desto eher werden Kollegen im Homeoffice wissen, was in ihren Verantwortungsbereich fällt, was die Prioritäten sind, mit wem sie sich dazu abstimmen können und welche Ergebnisse erwartet werden.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Kennt Ihr Team seine Aufgaben und ist klar, was von jedem einzelnen erwartet wird?
• Haben Ihre Mitarbeiter zu Hause alle nötigen Ressourcen und Zugänge, um ihrer Arbeit nachgehen zu können?

Transparenz und Routinen

Menschen sollten ihren Arbeitstag immer in Phasen der konzentrierten wie unkonzentrierten Arbeit aufteilen. Das gilt für das Büro genauso wie für das Homeoffice. Ohne die Anwesenheit der Kollegen weiß man jedoch schlecht, wer sich gerade womit beschäftigt.

Daher ist es im Homeoffice noch wichtiger im Team auf Transparenz zu setzen und für alle sichtbar festzuhalten, welche Projekte gerade angeschoben werden und wer daran mitarbeitet. Durch aktive Status-Änderungen in Kommunikationstools wie Slack (siehe Tools unten) lässt sich zudem signalisieren, in was für einer Arbeitsphase man sich gerade befindet.

Die selbstorganisierte Arbeit von zu Hause erfordert von allen Teammitgliedern mehr Struktur, als sie es womöglich gewohnt sind. Während die einen ihre Zeit effizient gestalten können und dabei sogar richtig aufblühen, müssen andere noch etwas mehr mit Vorgaben und Möglichkeiten zum Austausch unterstützt werden.

Neben dem asynchronen Bearbeiten von Aufgaben braucht es immer auch Momente der Abstimmung in kleinerer und größerer Runde. Dafür sollten unbedingt regelmäßige Termine gefunden werden, um sich auf Projektebene und im gesamten Team auszutauschen.

Wir starten zum Beispiel mit einem gemeinsamen morgendlichen Video-Call in den Tag kleine Auflockerungen helfen beim Wachwerden. Zum Feierabend tauschen wir uns noch einmal themenbezogen in kleinen Runden zu offenen Fragen aus.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Kann jeder im Team nachvollziehen, woran gerade gearbeitet wird?
• Ist klar, wer sich in welcher Häufigkeit über welche Themen abstimmt?
• Gibt es eine Agenda für Meetings und Video-Calls?
• Wird Protokoll über Themen und Beschlüsse geführt?

Isolation und Zwischenmenschliches

In einer perfekten Welt funktioniert das Homeoffice genauso gut und ist manchmal sogar noch produktiver als die Arbeit im Büro. In einer Studie aus Großbritannien gaben Beschäftigte an, dort gerade mal zwei Stunden und 53 Minuten pro Tag effizient zu arbeiten. Zu Hause klappt das mit der Konzentration oft besser – dort liegen die Herausforderungen jedoch woanders.

Im Homeoffice (und speziell zu Zeiten einer staatlich empfohlenen Ausgangssperre) kann einem schon mal die Decke auf den Kopf fallen. Da fehlt es einem schlicht etwas anderes zu sehen und über etwas anderes als die Arbeit nachzudenken. Bei Zammad verbringen wir darum auch mal virtuell die Kaffeepause miteinander, geben uns gegenseitig kleine Touren durch die Wohnung oder spielen ein Spiel im Video-Chat. Wenn Ihr Team offen dafür ist, dann regen Sie doch auch mal ein entsprechendes Format an.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Was kann ich tun, um Momente der ungezwungenen Kaffeepause auch digital abzubilden?
• Gibt es Personen, denen die Isolation besonders zu schaffen macht?
• Reichen die derzeitigen Maßnahmen für ausreichend Sozialisation im Team?

Tools und Helfer

Um im Homeoffice arbeitsfähig zu sein, braucht es Tools zur Kommunikation und Kollaboration. Ohne die fällt die Zusammenarbeit an Projekten oder der Austausch im Team schwer. Bei Zammad setzen wir gezielt auf Open Source Lösungen, die wir selbst bedienen und auf eigenen Servern hosten können. Und vor allem auf Tools, die wir auch langfristig verwenden wollen!

Kommunikation

• Mumble:

  Datensparsame und kostenlose Audio-Software zum Sprechen über das Internet

• Jitsi:

  Kostenloses Tool für Video-Konferenzen im Browser über gemeinsamen Link, ohne Login und mit Bildschirmfreigabe

• Sipgate / Placetel:

  Telefonanlagen aus der Cloud, um Firmen-Telefonie auch Zuhause bereitzustellen – die Preise richten sich nach Größe Ihrer Organisation

Kollaboration

• Zammad:

  Unseren eigenen Open Source Helpdesk nutzen wir, um gemeinsam an Kundenanfragen zu arbeiten

• Nextcloud:

  Eine Open-Source Software, welche wir sowohl für unser Filesharing wie auch unseren internen Kalender oder Projektmanagement nutzen.

Zusammenfassung

Saubere Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und ein regelmäßiger Austausch können die Produktivität Ihrer Organisation im Homeoffice steigern. Kümmern Sie sich um die Bereitstellung von Tools zur Kollaboration und das richtige Erwartungsmanagement – so wird Ihr Team zu Hause eigenverantwortlich arbeiten können. Dann stört es auch niemanden, wenn jemand mal tagsüber einen Spaziergang dazwischenschiebt, um frische Luft zu tanken und danach wieder voll fokussiert weiterarbeiten zu können.