Darum geht‘s
- Priorisierungen setzen und einhalten
- Fokussiert und ohne Ablenkung Ziele erreichen
- Zeit-Management-Methoden verstehen und anwenden
- Selbstgeschaffenen Druck vermeiden
- Arbeitszeit zu schätzen lernen
Wer sich gut organisiert, kommt besser durch den Tag. Zeit-Management-Methode verleihen der Arbeit Struktur und helfen dabei stressige Phasen und hohen Projektdruck abzufedern, sowie nutzlose Meetings schon zur Ankündigung zu hinterfragen. Durchbrechen Sie den Teufelskreis aus Planungslosigkeit, Entscheidungsschwierigkeiten und plötzlich auftretenden Chaos. Und starten Sie durch mit Klarheit und Weitsicht.
ALPEN-Methode
Entwickelt von dem deutschen Ratgeberautor Lothar J. Seiwert, zielt die ALPEN-Methode darauf ab, jede Aufgabe des Tages so zu strukturieren, dass sie die zur Verfügung stehende Arbeitszeit effektiv ausfüllt. Leerläufe oder Phasen, in denen sich in Kleinigkeiten verrannt wird, sollen umgangen werden.
Hinter dem Akronym verbirgt sich folgende Definition:
A = Aufgaben definieren
L = Länge der Aufgaben schätzen
P = Pufferzeit einplanen
E = Entscheidungen treffen
N = Nachkontrolle
Der Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass die Planung inklusive der Zeitschätzung den Weg zum Ziel bildet. Notieren Sie sich zum Start in den Tag alle anstehenden Aufgaben und schätzen Sie realistisch ein, wie lange Sie die Bearbeitung jedes To-dos kostet. Erst danach entschieden Sie anhand der Faktoren Aufwand und Priorität, in welcher Reihenfolge die Aufgaben abgearbeitet werden.
Eisenhower-Prinzip
Die Methode nach US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower verwendet zur Einteilung der Prioritäten keine Liste, sondern setzt auf eine Matrix-Einteilung. Zeichnen Sie dafür einfach ein Quadrat und unterteilen es in vier Sektoren, die sich anhand der Achsen Wichtigkeit (von links-niedrig zu rechts-hoch) & Dringlichkeit (von unten-niedrig zu oben-hoch) bewegen.
Halten Sie im ersten Quadranten oben rechts alles fest, was höchste Dringlichkeit und Priorität besitzt. Im zweiten Feld unten rechts folgen Aufgaben, die zwar eine hohe Prio, aber keine Dringlichkeit besitzen. Hierzu zählen Langzeitprojekte, die heute nicht fällig werden. Der dritte Quadrant oben links umfasst alles, was zwar höchsten Zeitdruck, aber kaum Priorität für Sie besitzt. Im letzten Feld unten links notieren Sie die To-dos ohne Dringlichkeit und ohne Relevanz. Die Aufgaben aus der linken Seite sollten Sie wenn möglich delegieren.
Ziel der Einteilung ist es, das Delegieren von Aufgaben bewusst zu nutzen. Oftmals wird unterschätzt, wie zeitraubend Kleinigkeiten sind, die „nur schnell selbst erledigt“ werden. Geben Sie diese Zeitfresser an Kollegen oder Mitarbeiter, die Sie entlasten können.
Pareto-Prinzip
Sie haben das Gefühl, dass Sie zu viel Input in Ihre Aufgaben stecken und zu wenig Output erhalten? Auf dieser Erkenntnis fußt das Pareto-Prinzip, das Erfinder Vilfredo Pareto Anfang des 20. Jahrhunderts entwickelte. In vielen Ratgebern wird die Methode auch als „80-20-Regel“ bezeichnet.
Pareto geht davon aus, dass 80% des Ergebnisses in 20% des Gesamtaufwandes erledigt werden kann. Langes Grübeln, Entwürfe anfertigen oder Lösungswege überlegen kosten oftmals mehr Zeit als die Umsetzung selbst. Kehren Sie diese fehlerhafte Logik um und investieren Sie weniger Zeit in den kürzesten Weg zum kleinstmöglichen Ergebnis.
Mitarbeitern und Kollegen aus dem Sales ist diese Denkweise bekannt. Denn die Analyse lässt sich auch auf 20% der Kunden anwenden, die 80% der Umsätze generieren (und auf die man sich darum am ehesten fokussieren sollte). Weniger profitable Kunden dürfen daher auch im Support guten Gewissens runterpriorisiert werden, ohne Sie zu vergraulen. Was sich nach einem unfairen Auswahlverfahren anhört, ist der Weg zu einer ausgewogenen Produktivitäts-Formel.
SMART-Methode
Ziele deutlich und klar zu definieren, fällt im privaten, wie auch beruflichen Kontext zunehmend schwerer. Was will ich erreichen? Wie komme ich dorthin? Und wann ist genug genug?
Zweifeln Sie nicht an sich selbst, sondern gehen Sie methodisch vor. Das SMART-Prinzip setzt an diesem Punkt an und schärft den Fokus für einzelne Arbeitsschritte, zerlegt sie in kleine Teile und macht sie messbar. Die einzelnen Buchstaben stehen für:
S = Spezifisch
M = Messbar
A = Attraktiv
R = Realistisch
T = Terminiert
Anhand der detaillierten Betrachtung erkennen Sie, welcher Aufwand hinter jedem Zwischenschritt steckt. Tipp: Denken Sie immer in konkreten Tasks, nicht in abstrakten Projektergebnissen. Je kleiner die To-dos, desto weniger lähmt Sie die Komplexität der Aufgabe.
Pomodoro-Technik
Manches kann so einfach sein: Der ehemalige Student Francesco Cirillo entwickelte die simple Zeit-Management-Methode „Pomodoro“ in den späten 1980er-Jahren mit seiner Küchenuhr. Dort hat er die halbe Stunde als beste Zeiteinheit für das fokussierte Arbeiten erkannt.
Jeweils 25 Minuten gilt es sich ohne Ablenkung einer Aufgabe (oder mehreren zusammenhängenden Aufgaben) zu widmen und anschließend fünf Minuten zu pausieren. Die so klar definierte Arbeitsphase hilft die Konzentration aufrecht zu halten und alles andere für kurze Zeit auszublenden.
Lassen Sie das Handy liegen, ignorieren Sie Anrufe. Wenn die Zeit läuft, gilt Ihre Aufmerksamkeit Ihrem Projekt. Nebentätigkeiten können danach erledigt werden. Wichtig ihren Gedankenfluss nicht zu durchbrechen, da die Wiedereinarbeitung womöglich nur länger braucht, als die Aufgabe an sich.
Zusammenfassung
Probieren Sie diese Methoden einmal aus und finden Sie heraus, womit Sie am besten arbeiten können! Gerne können Sie sich auch Ihre Lieblingselemente aus den vorgestellten Methoden herausnehmen und miteinander kombinieren. Hier gilt die Devise: was hilft, ist gut. Nutzen Sie alle Stellschrauben, um zum Produktivitäts-Überflieger zu werden! Mit kurzem Planungsprozess und einer fokussierten Arbeit holen Sie alles aus Ihrer Zeit am Schreibtisch raus. Je wohler Sie sich fühlen, um so effektiver und zielorientierter gelingen auch Ihre Projekte.