Digitale Workshops easy vorbereiten

So funktionieren Remote-Workshops: Von der Planung bis zum Feedback

Die Weiterbildung direkt aus dem Homeoffice zu organisieren, ist seit einigen Monaten nichts Ungewöhnliches mehr. Aber wie lässt sich der perfekte Workshop planen und auf die Bildschirme interessierter Teilnehmer bringen? Wir haben für Sie die wichtigsten Schritte zusammengestellt und zeigen, wie Ihr Remote-Kurs garantiert gelingt. Jetzt planen und loslegen!

Darum geht‘s

  • Klären Sie die Struktur des Workshops und organisatorische Fragen
  • Legen Sie fest, welche Inhalte Sie vermitteln wollen – und wie
  • Gestalten Sie die Teilnahmebedingungen so einfach wie möglich
  • Optimieren Sie Ihre Workshops durch Feedback-Runden

Die Zeiten ändern sich: Corona hat die Art der gemeinsamen Zusammenarbeit auf den Kopf gestellt – das erfordert mehr Offenheit für digitale Lösungen. Was bei ortsungebundenem Arbeiten ein Vorteil ist, kann beim Vermitteln von Inhalten in Remote-Workshops ein Hindernis sein – sowohl für Teilnehmer als auch für Moderatoren. Um sich nicht in technischen Stolperfallen zu verheddern, ist eine gute Vorbereitung der beste Weg zum Erfolg. Wir zeigen Ihnen, was Sie beachten sollten.

Planung ist alles

Wer sich auf das Abenteuer eines Remote-Workshops einlässt, sollte genug Zeit in die Planung investieren. Unterschätzen Sie nicht die Vorbereitungsphase, in der Sie folgende Fragen klären sollten:

  • Welchen Umfang soll der Workshop haben?
  • Wer wird den Workshop leiten?
  • Wer ist für den technischen Support vor und während des Workshops zuständig?
  • Welches Conference-Tool nutze ich? Eine Open-Source-Lösung wie Jitsi oder Anwendungen wie Zoom? Beachten Sie den unterschiedlichen Funktionsumfang – von Whiteboards über Breakout Rooms, privaten Chats, Stummschaltung und bis hin zu Umfragen (siehe auch Teamwork-Tools im Kapitel „Offline-Methoden digital anwenden“).
  • Welche Informationen benötigen die Teilnehmer im Vorfeld („Save The Date“-Mail, Anleitung mit Links zu benötigten Tools, Zugänge)?

Neben dem Organisatorischen bestimmen aber auch die inhaltlichen Faktoren den Ablauf und die Umsetzung des Workshops. Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, ob

  • der Workshop interaktiv oder eher frontal abgehalten wird
  • sich Teilnehmer durchweg einbringen können oder ein fester Slot für Q&A geplant wird
  • Aufgaben an die Teilnehmer rausgegeben werden sollen und in welcher Form diese bearbeitet werden sollen
  • mit welchen Handouts die Teilnehmer im Anschluss aus dem Workshop gehen sollen

Je durchdachter die Planung ist, desto leichter die Umsetzung. Verzichten Sie lieber auf spontane Einfälle, die in letzter Minute kommen. Gönnen Sie Ihrer Spontanität in diesem Fall eine verdiente Pause.

Startschuss für den Workshop

Ist der Tag des Remote-Workshops gekommen, sollten alle technischen Vorbereitungen getroffen sein und alle Verbindungen stehen. Im besten Fall haben Sie bereits im Vorfeld den gesamten Workshop mit Kollegen geprobt.

Wie auch bei klassischen Workshops, sollten Sie sich darauf einstellen, dass Teilnehmer gern frühzeitig erscheinen. Schalten Sie mindestens 30 Minuten vor Beginn Ihren Channel frei und bespielen Sie ihn mit einem Willkommens-Sheet oder Informationen, die für den Workshop relevant sind. Auch das Präsentieren der Agenda kann helfen, auf die nächsten Stunden einzustimmen.

Begrüßen Sie zu Beginn alle Teilnehmer und geben Sie einen Überblick, was die Teilnehmer erwartet. Je nach Gruppengröße kann auch eine kurze Vorstellungsrunde in knappen Sätzen möglich sein. Falls Sie Gruppenaufgaben geplant haben, brechen Sie damit schnell das Eis.

Moderator steht im Zentrum

Anders als in Offline-Workshops muss der Moderator in der digitalen Variante noch bewusster die Führung übernehmen. Er sollte daher zu Beginn, freundlich aber bestimmt, vermitteln, dass es sich bei Remote-Workshops nicht um offene Diskussionsrunden handelt. Als zentrale Figur hat der Moderator den Fahrplan im Blick, weiß über Pausen Bescheid (grob je Stunde 10 Minuten einplanen) und gibt genaue Anweisungen, wann welche Tools zum Einsatz kommen. Während bei einem normalen Workshop Abläufe selbsterklärend sind, braucht es besonders für nicht-technikaffine Teilnehmer klare Anweisungen. So wird sichergestellt, dass niemand auf der Strecke bleibt.

Offline-Methoden digital anwenden

Lebendiger Austausch soll in Remote-Workshops trotz aller Einschränkungen nicht fehlen. Nutzen Sie bekannte Methoden, um sich miteinander zu verständigen. Die Fishbowl-Methode, in der ausgewählte Teilnehmer zu Wort kommen und der Rest zuhört, eignet sich am besten.

Wahlweise schaffen Sie einzelne Räume, in denen kleine Gruppen miteinander diskutieren und ein Vertreter am Ende die Meinungen präsentiert.

Gänzlich auf Wortmeldungen verzichten und dennoch Input der Teilnehmer einbinden? Schicken Sie zusammen mit Ihrer Einladung zum Workshop eine kleine Aufgabenliste mit Fragen, die vor Beginn des Workshops an Sie zurückgeschickt werden soll. Erfahren Sie auf die Weise schon vorab, wo Interessensgebiete liegen und welche Themenfelder stattdessen kürzer gehalten werden können.

Als hilfreich haben sich etwa die Teamwork-Tools Miro, BigBlueButton und Nextcloud erwiesen. Letztere sind beides Open-Source-Software. Ob als Präsentationsplattform, Whiteboard oder zum Sammeln von Brainstorming-Ideen: Die Programme sind für schnelle Skizzen, das Auflisten von Argumenten oder Visualisieren von Ideen geeignet. Die gesamte Gruppe arbeitet darin in Echtzeit auf einer gemeinsamen, virtuellen Oberfläche und kann Notizen und Scribbles teilen.

Nach dem Workshop

Fordern Sie im Anschluss an den Remote-Workshop ein ehrliches Feedback ein. Dies hilft, Abläufe beim nächsten Mal zu verbessern, Themenblöcke auszutauschen oder organisatorische Probleme zu lösen. Geben Sie Ihren Teilnehmern die Chance, ihre Meinung in drei knappen Sätzen zusammenzufassen oder bieten Sie den schriftlichen Weg per E-Mail an. Erfahrungen zeigen jedoch, dass letztere Option von einem gewissen Prozentsatz nicht umgesetzt wird. Erhalten Sie wider Erwarten kein Feedback, verschicken Sie mit dem Versand der Handouts gleichzeitig einen Reminder.

Zusammenfassung

Keine Frage: Ein Remote Workshop setzt mehr Vorbereitung voraus als ein klassischer Kurs. Technische Fragen müssen geklärt werden und die Abläufe sitzen, auf Ihr bloßes Improvisationstalent kann in diesem Fall nicht gesetzt werden. Fallen Verbindungen aus, hilft Ihnen hier keine charmante Überleitung, mit der Sie sonst vielleicht punkten können. Gehen Sie mit Ihren Kollegen und Team-Mitgliedern also alles Schritt für Schritt durch und nutzen Sie die Vorbereitungsphase intensiv, um einen erfolgreichen Remote-Workshop auf die Beine zu stellen. Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg.

  1. Planung ist alles
  2. Startschuss für den Workshop
  3. Moderator steht im Zentrum
  4. Offline-Methoden digital anwenden
  5. Nach dem Workshop
  6. Zusammenfassung
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