So schützt Single Sign-On Ihren Helpdesk und spart Ihrem Team Zeit

Je mehr Tools im Einsatz sind, desto mehr Passwörter müssen sich Mitarbeitende merken. Die Folge: Unsichere Praktiken wie einfache oder mehrfach verwendete Kennwörter sind weit verbreitet. Laut Studien verwenden über 65 % der Mitarbeitenden dasselbe Passwort für mehrere Anwendungen – ein massives Sicherheitsrisiko.

Für Cyberkriminelle ist das ein gefundenes Fressen – vor allem dann, wenn zentrale Systeme wie das Helpdesk betroffen sind. Denn hier laufen viele sensible Informationen zusammen und ein kompromittierter Account kann schnell großen Schaden anrichten. Genau hier kommt Single Sign-On (SSO) ins Spiel – und macht vieles einfacher, sicherer und effizienter.

Was ist Single Sign-On überhaupt?

Single Sign-On (SSO) ist ein Authentifizierungsverfahren, das ermöglicht, sich mit einem einzigen digitalen Identitätsnachweis bei mehreren Anwendungen und Systemen anzumelden. Statt für jede Anwendung separate Zugangsdaten zu verwenden, authentifizieren sich Nutzende nur einmal und erhalten dann Zugriff auf alle verbundenen Dienste, ohne sich erneut anmelden zu müssen.

Im Unternehmenskontext bedeutet das: Mitarbeitenden meldet sich morgens einmal an ihren Arbeitsplatz an und erhält damit nahtlosen Zugriff auf alle für sie freigegebenen Systeme – vom E-Mail-Client über das CRM-System bis hin zum Helpdesk-Portal wie Zammad – ohne die Notwendigkeit, sich für jede Anwendung erneut zu authentifizieren.

So funktioniert SSO – die Technik im Überblick

Der grundlegende Unterschied zur herkömmlichen Authentifizierung liegt in der Zentralisierung der Identitätsprüfung. Hinter den Kulissen läuft ein klar strukturierter Prozess ab. Ein typischer SSO-Anmeldefluss sieht meist wie folgt aus:

🔐 Zugriffsanfrage: Ein Nutzer möchte auf eine geschützte Anwendung zugreifen, beispielsweise auf das Zammad-Helpdesk-System.

🔁 Weiterleitung zum Identity Provider: Die Anwendung – in diesem Fall Zammad – erkennt, dass die Person noch nicht authentifiziert ist, und leitet sie an den zentralen Identity Provider (IdP) weiter.

👤 Authentifizierung: Der Nutzer gibt seine Anmeldedaten beim Identity Provider ein. Dies kann ein einfaches Passwort sein, häufig wird jedoch eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) eingesetzt, bei der zusätzlich ein temporärer Code oder eine biometrische Bestätigung erforderlich ist.

🪪 Token-Ausstellung: Nach erfolgreicher Authentifizierung erstellt der Identity Provider ein digitales Sicherheitstoken, das die Identität der Person und seine Berechtigungen bestätigt.

↩️ Rückleitung zur Anwendung: Der Nutzer wird zurück zur ursprünglichen Anwendung geleitet, zusammen mit dem Sicherheitstoken.

✅ Zugriff gewährt: Die Anwendung überprüft das Token und gewährt dem Nutzer Zugang entsprechend seiner Berechtigungen.

🚀 Nahtlose weitere Anmeldungen: Wenn der Nutzer anschließend auf andere in das SSO-System integrierte Anwendungen zugreift, wird er automatisch authentifiziert, ohne erneut Anmeldedaten eingeben zu müssen.

Gängige SSO-Protokolle und -Standards

In der Praxis haben sich mehrere Protokolle und Standards für SSO etabliert:

SAML ist ein XML-basierter Standard, der hauptsächlich in Unternehmensumgebungen eingesetzt wird. SAML definiert, wie Authentifizierungs- und Autorisierungsdaten zwischen Identity Provider und Service Provider ausgetauscht werden. Es ist besonders gut für webbasierte Anwendungen geeignet und wird seit 2005 eingesetzt. Viele Unternehmens-Helpdesk-Systeme wie Zammad unterstützen SAML als primären SSO-Standard.

OAuth ist streng genommen kein Authentifizierungsprotokoll, sondern ein Autorisierungsframework. Es wurde entwickelt, um Drittanbieter-Anwendungen wie einem Microsoft 365 oder Google Workspace Account begrenzten Zugriff auf geschützte Ressourcen zu ermöglichen, ohne dass der Nutzer seine Anmeldedaten teilen muss. In Kombination mit anderen Protokollen wird OAuth häufig als Grundlage für SSO-Implementierungen verwendet.

OpenID Connect (OIDC) ist eine Identitätsschicht, die auf OAuth aufbaut und speziell für Authentifizierungszwecke entwickelt wurde. OIDC fügt OAuth die für SSO notwendigen Authentifizierungsfunktionen hinzu und ist besonders bei modernen, cloud-basierten Anwendungen beliebt. Durch seinen schlankeren Aufbau und die Verwendung von JSON statt XML ist es einfacher zu implementieren als SAML.

Die Wahl des richtigen Protokolls hängt von den spezifischen Anforderungen Ihrer Umgebung ab. Für Unternehmensanwendungen wie Zammad-Helpdesk sind oft beide Optionen – SAML und OpenID Connect – sinnvoll und werden parallel unterstützt.

Warum sich SSO lohnt: Sicherheit, Effizienz & Komfort

Die Implementierung von Single Sign-On in Verbindung mit Ihrem Helpdesk-System bietet zahlreiche Vorteile, die sich in drei Hauptkategorien einteilen lassen: Sicherheitsvorteile, Benutzerfreundlichkeit und Effizienzgewinne für IT und Administration.

• Sicherheitsrisiken reduzieren
  SSO reduziert die Zahl der benötigten Passwörter drastisch. Wo früher für jedes System ein separates Login mit eigenem Passwort notwendig war, reicht heute ein einziges, gut geschütztes Konto. Dadurch schrumpft die Angriffsfläche erheblich. Kombiniert mit MFA oder biometrischer Authentifizierung wird der zentrale Login besonders gut abgesichert. Die Gefahr durch Phishing oder Passwort-Wiederverwendung sinkt deutlich.

• Datenschutz besser einhalten
  Auch aus Sicht des Datenschutzes bringt SSO Vorteile mit sich. Die zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten ermöglicht es Unternehmen, genau nachzuhalten, wer wann auf welche Systeme zugegriffen hat. Rollen und Berechtigungen lassen sich gezielt vergeben oder entziehen, zum Beispiel beim Abteilungswechsel oder dem Austritt eines Mitarbeitenden. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO wird dadurch messbar erleichtert.

• Entlastung der IT und Senkung der Supportkosten
  Nicht zuletzt macht sich SSO auch in der Kostenbilanz bemerkbar. Laut Statistiken sind rund 40 % aller Anfragen beim internen IT-Helpdesk auf Passwortprobleme zurückzuführen. Weniger Passwörter bedeuten also auch weniger Rückfragen, weniger Supportaufwand und damit eine Entlastung der IT-Ressourcen.

• Komfort und Effizienz für Nutzerinnen und Nutzer
  Trotz aller Sicherheitsvorteile bleibt auch der Komfort für die Nutzerinnen und Nutzer ein echtes Argument. Wer morgens nur einmal sein Passwort eingeben muss und anschließend nahtlos zwischen verschiedenen Tools wechseln kann, spart Zeit und Nerven. Auch neue Mitarbeitende sind schneller arbeitsfähig, da ihre Zugänge zentral konfiguriert werden können.

SSO in Zammad integrieren – So geht’s

Zammad bringt bereits eine Reihe von Authentifizierungsoptionen mit, die eine SSO-Integration erleichtern. Dazu zählen:

• LDAP/Active Directory
• SAML-basierte Systeme (z. B. Azure AD, Keycloak)
• OpenID Connect (z. B. Auth0, Google)
• SPNEGO für Kerberos-basierte Authentifizierung (z. B. in Windows-Umgebungen)

Die Einrichtung erfolgt über den Administrationsbereich von Zammad. Dort kann beispielsweise eine SAML- oder OpenID-Connect-Verbindung konfiguriert werden, indem die Metadaten des verwendeten Identity Providers eingebunden werden. Attribute wie Name, E-Mail-Adresse oder Benutzerrolle lassen sich gezielt übertragen. Optional kann festgelegt werden, ob neue Benutzer automatisch angelegt werden sollen, wenn sie sich über den IdP authentifizieren.

Gut zu wissen: Sie können lokale und externe Logins parallel nutzen. So lassen sich Abteilungen schrittweise an SSO anbinden – ohne bestehende Workflows abrupt zu ändern.

Zusammenfassung

Single Sign-On ist mehr als ein Komfort-Feature: Es ist ein echtes Sicherheits-Upgrade für Ihre IT-Infrastruktur – gerade in Verbindung mit einem zentralen System wie Zammad.

Mit SSO steigern Sie die Sicherheit, senken Supportkosten und schaffen gleichzeitig ein besseres Nutzererlebnis. Eine Win-win-win-Situation für alle Beteiligten