Ihre IT-Blaupause: Sechs zeitgemäße Tools, die begeistern

Modern und digital: Diese Eigenschaften schreiben sich Firmen mit ausgefeilten Werbekampagnen und geschliffenen Kommunikationsstrategien auf die Fahne. Ein Muss, um sich auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt als Unternehmen fortschrittlich und zeitgemäß zu positionieren.

Die Ansichten und Verständnisse, welche Ausstattung unter die Definition notwendiger IT fällt, variieren jedoch enorm. Dabei achten Bewerber und Fachkräfte genau darauf, in welchem Maße moderne Arbeitsmöglichkeiten für ihren Job zur Verfügung stehen. Ihr Anspruch an die IT:

• Vereinfachung und Beschleunigung von Prozessen
• Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben
• Fokus auf kreative oder anspruchsvolle Aufgaben
• Reduktion von vermeidbaren Engpässen
• Kein Technik-Einsatz zum Selbstzweck

Folgen Sie unserer IT-Blaupause und stellen Sie Ihr perfektes IT-Setup zusammen, um Ihr Team langfristig zu begeistern.

Hybrid-Work ist Pflicht

Ihr Unternehmen klammert sich an Anwesenheitspflicht und unumgängliche Präsenzzeiten? Auf Fachkräfte dürfte diese Ansage eine eher abschreckende Wirkung haben. Hybrid-Arbeit mit ihrem Mix aus Präsenz- und Remote-Zeiten ist kein angesagter Trend, der vorüberziehen wird, sondern ein zeitgemäßes Modell mit Potenzial.

Um Ihren Mitarbeitern die nötige Basis für ortsungebundenes Arbeiten zu ermöglichen, bedarf es einer technischen Grundausstattung in Form von Mobiltelefon, Laptop und externem Bildschirm. Hinzu kommen vor Ort ein schnelles Internet, ein bequemer Bürostuhl und ein höhenverstellbarer Schreibtisch.

Wer sich Flexibilität von angehenden Fachkräften wünscht, sollte als Arbeitgeber gleichermaßen auftreten. Stellen Sie daher von sich aus eine mobile Ausstattung zur Verfügung und signalisieren Sie, dass Hybrid-Work in Ihrem Unternehmen kein leeres Versprechen ist. Eine Anwesenheitspflicht oder das ausschließliche Arbeiten im Büro minimiert die Chancen der Mitarbeitergewinnung.

Wie das Homeoffice für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit klaren Strukturen und einer strukturierten Kommunikation am besten funktionieren kann, lesen Sie hier.

Tool für Videokonferenzen

Ein Blick sagt mehr als 1.000 Worte. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, sich auch im Homeoffice täglich zu sehen und ihre Kommunikation im Video-Chat zu optimieren. Mit Tools wie Zoom, Teams oder Jitsi (unser Open-Source-Favorit) lassen sich digitale Teambesprechungen einfach organisieren und für die Projektarbeit nutzen.

Grenzen gibt es keine: Vom Meeting mit externen Partnern bis zum Workshop mit Gästen und hoher Teilnehmerzahl ist alles möglich. Zusatzfeatures wie Screensharing oder Gruppenarbeiten in separaten Chatrooms unterstreichen die deutlichen Vorteile gegenüber angestaubter Telefonkonferenzen. Dabei sein ist simpel: Über einen individuellen Login oder Link kommen alle Teilnehmer digital vor der Kamera zusammen.

Tool für das Cloud-Computing

Das ortsungebundene Arbeiten bedingt auch eine globale Nutzung von Dateien, die für viele im Team relevant sind und daher für alle zugänglich sein sollten. Cloud-Computing ermöglicht, dass verschiedene Personen an Projekten arbeiten können, ohne an den ständigen Austausch relevanter Dateien denken zu müssen.

Unnütze E-Mails reduzieren sich merklich, während verwendete Dokumente stets aktuell bleiben, da sie nicht länger auf lokalen Festplatten verweilen, auf die nur eine Person Zugriff hat. Die Gefahr, dass verschiedene Versionen im Umlauf sind und Mitarbeiter an veralteten Dokumenten arbeiten, reduziert sich auf ein Minimum.

Zudem bleibt die Transparenz gewahrt, um Veränderungen und Revisionen auf einen Blick nachvollziehen zu können. Für Agenturen und Firmen, die verstärkt mit Freelancern oder externen Dienstleistern arbeiten, kann diese Form des Datasharings eine vereinfachte Zusammenarbeit bedeuten.

Tool für das Projektmanagement

Jedes gute Projekt besteht aus regelmäßigen Meetings im Büro! Wenn Sie sich solche Aussagen befürworten, hissen Sie für Fachkräfte und Vertreter des digitalen Arbeitens die Red Flag. Zielorientierte Projektarbeit muss in keinem Fall durch ständige Zusammenkünfte unterbrochen, sondern kann dank hilfreicher Projektmanagement-Tools noch effektiver gestaltet werden.

Mit Tools wie Trello, Asana oder Jira verfolgen Kollegen und Mitarbeiter Fortschritte, behalten den Überblick über Deadlines oder definieren Meilensteine. Alle Teilnehmer erhalten Einblick in den Stand der Dinge und können flexibel auf Engpässe, Änderungen oder Verzögerungen reagieren.

Entwarnung für alle Admins: Ihre Rolle bleibt bestehen! Es braucht nach wie vor eine leitende Funktion, bei der die Fäden zusammenlaufen. Doch das gebündelte Allmachtswissen über ein Projekt verteilt sich auf alle Teilnehmer und erlaubt die Basis für ein gemeinsames Arbeiten auf Augenhöhe.

Tool für einen Helpdesk

Für den Austausch nach innen und außen darf auch ein smarter Helpdesk wie Zammad nicht fehlen. Dieser bündelt all Ihre Kommunikationskanäle in einer Oberfläche und stellt eingehende Anfragen mittels Tickets übersichtlich dar. So verlieren Sie nie den Überblick und machen sich zudem unabhängig von einzelnen Person, die allein Verantwortung für ihr Postfach tragen.

Lesen Sie weiter, wie ein Helpdesk in IT, Handel, Recht, Gesundheitswesen und selbst im Kunstgewerbe eingesetzt werden kann.

Tool für Human Resources

Deutsche Bürokratie liebt Papier (leider). Amtliche Dokumente und ausgedruckte Verträge gehören im Personalbereich noch immer zum bevorzugten Arbeitsmittel, bei dem die Digitalisierung nur langsam voranschreitet. Personalunterlagen, Akten, Vereinbarungen: Alles könnte digital aufbewahrt und bearbeitet werden, um von einer immensen Zeitersparnis zu profitieren. Die Einbindung von Personal-Tools wie Personio, Remote, Monday oder Kenjo käme auch Ihren Mitarbeitern zugute, die Arbeitszeiterfassung, Krankmeldungen oder Urlaubsanträge einfach über die entsprechende Software einreichen und bearbeiten.

Dank der individuellen Features und Entwicklungen schneidern Software-Anbieter diese Tools in vielen Fällen wunschgemäß zu. So erstellen Personaler Umfragen, sammeln Informationen über Mitarbeiterzufriedenheit oder regeln die interne Kommunikation über eine zentrale Stelle. Zudem ist das Onboarding mit wichtigen Daten und Fakten sowie Kontaktinformationen zu Ansprechpartnern digital abrufbar, wodurch Neueinsteiger alle Einstiegshilfen auf einen Klick finden.

Zusammenfassung

Überzeugen Sie interessierte Fachkräfte davon, dass bei Ihnen der Fortschritt zum täglichen Geschäft gehört. Wer zeitgemäße IT und Grundausstattung für Hybrid-Work als Standard ansieht und weniger als zusätzlichen Benefit definiert, generiert mehr Aufmerksamkeit bei potenziellen Interessenten. Denn die können Gewiss sein, dass die Arbeit bei Ihnen Zukunft hat. Stellen Sie für alle Aufgaben von Videokonferenzen, über Cloud-Computing, Projektmanagement, Helpdesks und bis hin zu Human Resources ein Tool bereit, das ihre Kommunikation strukturiert und Prozesse effizienter macht.