Darum geht‘s
- Nicht jeder Mitarbeiter (und nicht jede Firma) ist für das permanente Home Office gemacht
- Vielen Kollegen fällt es schwer, alleine alle Routinen, Strukturen und Deadlines einzuhalten – hier helfen klare Arbeitszeiten, die ebenfalls der Work-Life-Balance zugute kommen
- Besprechen Sie regelmäßige Projekte, Prioritäten und Ziele mit dem ganzen Team
- Zeigen Sie dem Team, dass jeder einzelne vollstes Vertrauen genießt
Die Frage nach der Umsetzung und Realisierung des Konzepts Homeoffice polarisiert die Arbeitswelt. Während eine Seite von Selbstbestimmung und gesteigerter Produktivität spricht, ist Arbeit in den eigenen vier Wänden für andere ein Minenfeld voller Ablenkungen.
Um ein erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen, verlangt es jedoch nicht nur Fokus und Konzentration vom Arbeitnehmer. Jede Organisation, welche sich dem Fortschritt und der Arbeit außerhalb der starren Bürowände öffnet, sollte Rahmenbedingungen konzipieren, die ein gemeinsames Arbeiten auf vertrauensvoller Ebene ermöglichen.
Persönliche Eignung bewerten
Die ersten Schritte zu einem erfolgreichen Job im Homeoffice beginnen bei der persönlichen (Selbst-)Einschätzung eines Charakters. Die Grundeinstellung und das Wesen des Mitarbeiters geben viel Aufschluss darüber, ob die Arbeit fern von Kollegen und Vorgesetzten weiterhin als Pflicht wahrgenommen wird oder ob sie besonderen Bedarf an persönlichem Austausch haben.
Die Frage nach Zuverlässigkeit, dem Ausmaß von Verantwortung, Ehrlichkeit oder dem Einhalten von Terminen sind wichtige Aspekte, die ein Mitarbeiter in diesem Fall mitbringen sollte. Eigeninitiative und Proaktivität ergänzen das charakterliche Portfolio. Wem diese Eigenschaften nicht zusagen und wer nur auf Ansage ins Handeln kommt, ist für das freie Arbeiten im Homeoffice eher nicht gemacht.
Strukturen und Zeiten einhalten
Für Arbeitgeber kommt der Schritt in das Homeoffice einem großen Vertrauensvorschuss für seine Mitarbeiter gleich. Maßnahmen, die dieses Vertrauen untermauern, sollten keineswegs als Überwachung oder Beschneidung von Arbeitnehmern gesehen werden. Durch Zeitmanagementtools oder Stundenerhebungen wird für beide Seiten ein festes Konstrukt geschaffen, das nur Vorteile offenbart.
Um sicher zu gehen, dass der Mitarbeiter erreichbar ist, ist eine Beibehaltung der regulären Arbeitszeiten wichtig (entweder am Stück oder über den Tag verteilt). Durch Einloggen in Zeiterfassungsprogramme oder das Aktivieren von Instant Messengern können Mitarbeiter und Kollegen ihren Status als „beschäftigt“ oder „ansprechbar“ signalisieren. Die Bereitschaft zu Besprechungen, Nachfragen und die zeitnahe Beantwortung von E-Mails ist somit für alle erkennbar.
Zudem ist es für Teams, die sich an verschiedenen Orten aufhalten, wichtig, Meetings beizubehalten. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass es sich um zielorientierte Meetings handelt, die als Update fungieren und auch die weiteren Projektschritte für folgende Zeiträume festlegen.
Regeln für strukturierte Kommunikation
Die Definition von Homeoffice wird gern mit dem Mythos verwechselt, dass Kollegen zu jeder Tages- und Nachtzeit erreichbar sein müssen. Wer schon einmal selbst zum Opfer dieses Irrglaubens geworden ist, weiß: Diese Behauptung stimmt keineswegs. Die Einhaltung von Arbeitszeiten umfasst die Freiheit, nach Feierabend keine E-Mails mehr beantworten zu müssen und Telefonate im Zweifel abzulehnen.
Auf eine Nachricht, die am Abend noch eingegangen ist, erst am nächsten Morgen zu antworten, ist legitim und wichtig für die persönliche Work-Life-Balance. Eine andere Handhabung würde niemand erwarten, wenn das gleiche Szenario in den Büroräumen stattfindet. Kollegen und Vorgesetzte sollten diese Regel auf beiden Seiten befolgen, um die Freiheit des Homeoffice nicht zu einer permanenten Abrufbereitschaft zu degradieren.
Klare Ziele & Projekte vereinbaren
Um sich auf beiden Seiten abzusichern und fortlaufende Arbeiten im Fluss zu halten, lohnt es sich, Vereinbarungen über Projektziele zu schließen. Es kommt einem Handschlag gleich: Wenn der Arbeitgeber die Freiheit vom Homeoffice anbietet, verpflichtet sich der Arbeitnehmer, seine Leistung auf dem gleichen Level zu halten und seine Aufgaben sorgfältig abzuarbeiten.
Ob ein formelles Schriftstück zum Festhalten solcher Vereinbarungen notwendig ist, ist jedem Unternehmen selbst überlassen. Zumindest sollte per E-Mail eine Auflistung der abgesprochenen Aufgaben festgehalten werden, auf welche man sich beidseitig berufen kann. Die verstärkte Nachfrage des Bearbeitungsfortschrittes ist somit gerechtfertigt aus Sicht der Vorgesetzten und überrascht den Mitarbeiter wiederum nicht mit dem mulmigen Gefühl andauernd kontrolliert zu werden.
Lösen von alten Mustern
All die genannten Möglichkeiten, Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Homeoffice-Konzept zu schaffen, basieren jedoch auf einer wichtigen Grundlage: Misstrauen und Zweifel gegenüber dem Mitarbeiter und dessen Arbeitsmoral müssen abgeschafft werden. Wer glaubt, seine Kollegen sind nur innerhalb der Büroräume leistungsstark, irrt sich: „unsichtbare“ Arbeitskräfte sind vollwertige Arbeitskräfte.
Zusammenfassung
Rahmenbedingungen für das Homeoffice schaffen Klarheit und Struktur – für Arbeitgeber und -nehmer. Im besten Fall findet diese Abstimmung individuell statt, sodass Aufgaben und Erwartungshaltung zu jeder Zeit individuell kommuniziert und festgehalten sind. Organisationen können das (für deutsche Verhältnisse noch größtenteils unerforschte Konzept) Homeoffice durch die Festlegung von Do’s and Don’ts erfolgreich implementieren. So profitieren am Ende alle! Und Kollegialität und Teamarbeit sind nicht länger eine Frage von räumlicher Nähe.