Darum geht‘s
- Arbeit von NGOs durch Open Source Tools erleichtern
- Zusammenarbeit und Organisation verbessern
- Mitglieder und Spenden effizient verwalten
- Digitale Reichweite und Events optimieren
- Prozesse durch smarte Integrationen automatisieren
NGOs leisten wertvolle Arbeit, doch begrenzte finanzielle Mittel erschweren oft den Zugang zu modernen digitalen Lösungen. Ohne effiziente Tools für Kommunikation, Organisation und Projektmanagement kosten interne Abläufe unnötig Zeit – Zeit, die besser in die eigentliche Mission fließen sollte. Doch es geht auch anders: Open-Source-Software bietet kostengünstige und flexible Lösungen, mit denen NGOs ihre Prozesse optimieren können. Welche digitalen Helfer NGOs dabei konkret unterstützen können? Hier sind zehn Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern und wertvolle Ressourcen schonen.
💡Praxisbeispiel
Wie Open-Source-Software NGOs hilft, zeigt Amnesty International. Mit Zammad optimiert die Organisation ihre Kommunikation, verwaltet Anfragen effizienter und verbessert Prozesse nachhaltig. Mehr dazu in der Kundenstory
Kommunikation & Zusammenarbeit
Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu erfolgreicher Vereinsarbeit. Ob Teamabsprachen, Videomeetings oder Dokumentenaustausch – mit diesen Open-Source-Tools gelingt die Zusammenarbeit mühelos:
- Nextcloud: Eine datenschutzfreundliche Cloud-Lösung, die Dateiablage, Kalender, Aufgabenlisten und eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung bietet. Perfekt, um Unterlagen sicher zu teilen und ortsunabhängig zusammenzuarbeiten.
- Jitsi Meet: Ermöglicht unkomplizierte Videokonferenzen ohne Anmeldung oder Softwareinstallation. Ideal für virtuelle Teams.
- Mattermost: Eine sichere Alternative zu Slack. Mit Gruppenchats und Direktnachrichten bleibt die interne Kommunikation strukturiert und effizient.
Projektmanagement
NGOs jonglieren oft mit mehreren Projekten gleichzeitig. Ohne klare Strukturen können Fristen und Aufgaben leicht untergehen. Hier hilft ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool:
- OpenProject: Bietet eine übersichtliche Aufgabenverwaltung, Gantt-Diagramme für Zeitplanung und agile Boards für effiziente Zusammenarbeit. So behalten alle Beteiligten den Überblick und wissen genau, was zu tun ist.
Mitglieder- & Spendenverwaltung
Mitglieder und Unterstützer sind das Herzstück jeder NGO. Spender, Förderer oder aktive Mitglieder möchten sich engagieren und gleichzeitig über Fortschritte informiert werden. Dabei helfen Kommunikationstools wie Newsletter, Events oder spontane Benachrichtigungen bei der reibungslosen Kommunikation. Integriert in ein Mitgliederverwaltungstool, lassen NGOs ihre Supporter und interessierte Personen an der täglichen Arbeit teilhaben. Zu empfehlen ist für diese Zwecke:
- CiviCRM: Dieses Open-Source-CRM hilft NGOs, Mitgliedsdaten zu organisieren, Spenden zu verwalten und Kampagnen zu steuern. Dank integrierter E-Mail- und Event-Management-Funktionen bleiben Unterstützer stets informiert.
Öffentlichkeitsarbeit & Webauftritt
Tue Gutes und berichte davon! Über die Homepage einer NGO werden wertvolle Einblicke in die Arbeit der NGO gegeben. Als Teil der Öffentlichkeitsarbeit ist die Website ein wichtiges Aushängeschild, das stets hervorragend in Sichtbarkeit, Klickzahlen und Relevanz performen muss. Um dieses Ziel zu erreichen, helfen unter anderem:
- Kirby: Für eine individuelle Website-Entwicklung ist Kirby zu empfehlen. Als Content-Management-System bietet es für den Aufbau einer professionellen Website alle elementaren Bausteine.
- Matomo: Das datenschutzfreundliche Web-Analyse-Tool ist die perfekte Open-Source-Alternative zu Google Analytics und wertet Besucher- und Klickzahlen anhand individueller Reports aus.
Broadcasting & Streaming
Während die Homepage als erstes Aushängeschild und Informationsportal gilt, bringt Bewegtbild die Arbeit einer NGO noch näher zu interessierten Personen. Der große Vorteil ist, dass Live-Aufnahmen eine stärkere Aussagekraft haben können als statische Bilder oder reiner Text. Zudem geben gestreamte Live-Events internationalen Supportern die Möglichkeit, ortsunabhängig die Arbeit der unterstützenden NGO hautnah zu erleben. Problemlose Streaming-Übertragungen sind möglich mit:
- OBS Studio: Videoaufnahmen oder Live-Streaming lassen sich mit dem Open-Source-Tool einfach realisieren. Für den inhaltlichen Ausbau von Projekten eine gute Option.
Anfragemanagement
Täglich erreichen NGOs zahlreiche Anfragen – sei es von Unterstützern, Journalisten oder Partnern. Schnelle Bearbeitung ist in diesen Fällen besonders wichtig, um Initiative zu zeigen und das Interesse wertzuschätzen. Umso bedeutungsvoller ist ein strukturiertes Vorgehen im Service-Departement, damit eingehende Anfragen über diverse Kanäle gebündelt werden.
- Zammad: Diese Open-Source-Lösung ermöglicht eine zentrale und strukturierte Bearbeitung eingehender Anfragen – egal ob per E-Mail, Telefon oder Social Media. Dank vorkonfigurierter Textbausteine können Antworten schnell und professionell formuliert werden. Die integrierte Wissensdatenbank hilft zudem bei häufig gestellten Fragen.
Um Arbeitsabläufe weiter zu optimieren, lässt sich Zammad nahtlos in andere Tools integrieren – etwa über die REST API, Webhooks oder Drittanbieter wie n8n. So entstehen vielseitige Automatisierungsmöglichkeiten, die NGOs wertvolle Zeit sparen.
Eventmanagement
Jahresversammlungen, Spendenkonzerte oder Vortragsabende bringen Unterstützer und Förderer für einen guten Zweck zusammen. Neben der Akquise neuer Unterstützer oder der Verkündung neuer Meilensteine sind die Events auch ein großer Faktor, Gelder zu sammeln. Allein durch die Ticketverkäufe können Kosten und Ausgaben gedeckelt werden. Für NGOs ist die Abwicklung der Einnahmen besonders relevant, da sie transparent erfolgen müssen. Dabei kann folgendes Tool helfen:
- Pretix: Im Vorverkauf und an der Abendkasse wird der Ticketabsatz für Veranstaltungen jederzeit im Blick behalten. Zusätzliche Organisationsfunktionen runden die Vorbereitungen ab.
Zusammenfassung
Open-Source-Software gibt NGOs die Möglichkeit, unabhängig und flexibel zu arbeiten – ohne hohe Lizenzkosten. Von der internen Kommunikation über Projektmanagement bis hin zur Mitgliederverwaltung: Kostenlose Tools erleichtern den Arbeitsalltag und optimieren Prozesse nachhaltig. Besonders effizient ist die Kombination verschiedener Lösungen. Zammad beispielsweise lässt sich nahtlos mit anderen Programmen verknüpfen und automatisiert so viele Abläufe. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die Umsetzung wichtiger Projekte und die Unterstützung der Menschen, die darauf angewiesen sind.