Darum geht‘s
- Kommunikation verschlanken
- Strukturen und Prozesse anpassen
- Ticketingsysteme und Projekttools in den Vordergrund stellen
- Herausforderungen erkennen
- An erfolgreichen Beispielen orientieren
Sie haben Post! E-Mails sind im modernen Büroalltag ein wichtiger Teil des täglichen Austauschs. Doch die Flut an Nachrichten, unüberlegt versandten Informationen oder schriftlich geführten Diskussionen verlangsamen den Workflow und blockieren regelrecht die Prozesse. Wichtige To-Dos gehen verschüttet, während die Demotivation im Vergleich zu der wachsenden Anzahl ungelesener Nachrichten proportional ansteigt. Laut einer Studie von Bitkom e.V erhalten Arbeitnehmer im Durchschnitt bis zu 42 Mails pro Tag. Jeder Zwölfte muss sich sogar mit über 100 E-Mails befassen, die ungefragt den Posteingang zum Platzen bringen. Informationsaustausch muss sich verändern, was in vielen Fällen große Umstrukturierungen und Hürden mit sich bringt. Doch erfolgreiche Beispiele zeigen, dass der Mut zum Wandel belohnt wird.
Ciao E-Mail: Warum der Abschied sinnvoll ist
Je höher das E-Mail-Aufkommen ist, umso mehr wertvolle Arbeitszeit geht verloren. Laut einer aktuellen Studie von Microsoft, verbringen Arbeitnehmer fast neun Stunden pro Woche mit E-Mails. Zwar kann anhand der beantworteten Nachrichten ein gewisses Maß an Arbeitsleistung erkannt werden, aber ein Fortschritt im betreffenden Projekt ist damit keineswegs erreicht. Der Aufwand, der zum Abarbeiten der E-Mails aufgebracht wird, geht an anderer Stelle unwiederbringlich verloren.
Wer mehr Effizienz und Übersicht in der internen Kommunikation bevorzugt und den schnellen Zugriff auf Anlagen und Dateianhänge schätzt, kommt mit der Verabschiedung von E-Mails einer transparenten Projektkommunikation näher.
Moderne Alternativen: Unternehmenskommunikation mit Zammad
Viele Start-ups und Unternehmen setzen zunehmend auf alternative Kommunikationskanäle anstelle der traditionellen E-Mail-Kommunikation. Ein Beispiel hierfür ist der Einsatz eines Ticketingsystems wie Zammad. Die Integration eines solchen Systems kann die Effizienz und Zeitersparnis in der Projektarbeit erheblich steigern. Im Vergleich zur herkömmlichen E-Mail-Kommunikation bietet eine E-Mail-freie Lösung wie Zammad folgende Vorteile:
- Übersichtlichkeit ist gegeben
- Aufgabenpriorisierung kann schneller angepasst werden
- Projektteilnehmer sehen Stand zu jeder Zeit ein
Durch den Umstieg von E-Mail auf ein modernes Ticketsystem wie Zammad können Unternehmen Zeit sparen und diese frei für die Weiterentwicklung ihrer Projekte nutzen. Die klare Aufgabenverteilung und smarten Features unterstützen eine beschleunigte Arbeitsweise, von der alle Mitarbeiter profitieren.
Herausforderungen in Angriff nehmen: So gelingt der Umstieg
Jeder Strategie und jeder Veränderung geht das passende Mindset voraus, das die Umstellung auf neue Kommunikationswege begünstigt. Kontinuität und Stringenz sind unumgängliche Faktoren. Schon kleine Kompromisse bringen das Konzept der E-Mail-freien Kommunikation durcheinander und sorgen dafür, dass Informationen auf den unterschiedlichen Kanälen verloren gehen.
Durch Schulungen und Testläufe führen Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen Schritt für Schritt an die neue Kommunikationsweise heran. Anleitungen und zur Verfügung gestellte Guides geben klare Handlungsrahmen vor und erleichtern die Implementierung. Wichtig ist, dass Mitarbeiter die eigenen Vorteile in der täglichen Arbeit erkennen und verstehen, dass eine neue Kommunikation kein egoistischer Unternehmensvorteil ist.
Evaluieren Sie den Prozess fortlaufend, passen Sie Abläufe an Ihren Workflow an und gestalten Sie die Kommunikation auf Basis eines modernen Ticketsystems nach Ihren spezifischen Ansprüchen und Bedürfnissen. Mit der richtigen Herangehensweise können Sie den Umstieg von E-Mail zu einem effizienten, transparenten Kommunikationsmanagement erfolgreich meistern.
Best Practice: FISCHER Akkumulatorentechnik
Dass Unternehmen ohne E-Mail funktionieren können und die alternative Art der Kommunikation über ein Ticketingsystem erfolgreich zum Laufen gebracht haben, beweist der Blick auf die Firma FISCHER Akkumulatorentechnik. In einem Interview mit Coach Lars Bobach berichtet Geschäftsführer Axel Fischer, dass der Verzicht interner E-Mails eine erhebliche Steigerung der Produktivität nach sich zog.
Offen spricht Axel Fischer auch über Kritik und Gegenwind. Die Bedenken, dass sich die interne Kommunikation ohne E-Mails schwierig gestaltet, waren groß. Der Mut, den Prozess der Umstellung auf Ticketsysteme wie Zammad durchzuziehen, hat Kritiker jedoch eines Besseren belehrt. Für Unternehmen, die sich auf das Experiment einlassen möchten, ist dieser Best Practice eine wahre Inspirationsquelle.
Zusammenfassung
Weniger schreiben, effektiver kommunizieren! Wer interne E-Mails aus seinem Unternehmen verbannt, erhöht die Chance auf einen verdichteten Austausch, der ohne viele Worte auskommt. Bündeln Sie wichtige Anhänge, relevante Daten oder Projektverläufe an einem Ort, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist und das Wissen über Status und Updates gleichermaßen vereint.