Mit der in Berlin unterzeichneten Declaration for European Digital Sovereignty haben sich alle 27 EU-Mitgliedstaaten dazu verpflichtet, strategische Abhängigkeiten abzubauen und ihre IT-Infrastruktur wieder autonom zu gestalten. Das sich mit dem Wunsch der Bevölkerung: Eine im Juni 2026 veröffentlichte Studie zeigt, dass eine breite Mehrheit der EU-Bürger und EU-Bürgerinnen Investitionen in eine digitale Infrastruktur unter europäischer Kontrolle befürwortet.

Die Auslöser des Umdenkens

Die Gründe für den Umstieg sind vielfältig. Zwar sind steigende Lizenzkosten und unvorhersehbare Änderungen der Lizenzmodelle proprietärer Anbieter ein wichtiger Faktor, aber nicht der ausschlaggebende. Vielmehr spielen drängende datenschutzrechtliche Bedenken eine Rolle. Sobald sensible Daten von Bürgerinnen und Bürgern in US-amerikanischen Cloud-Infrastrukturen verarbeitet werden, geraten öffentliche Stellen regelmäßig in Konflikt mit den strengen Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Open Source ist jedoch keine einfache Abkürzung. Auch freie Software muss professionell betrieben, gewartet, abgesichert und unterstützt werden. Sie schafft jedoch wichtige Voraussetzungen: Der Quellcode kann geprüft werden, Daten bleiben leichter migrierbar und Schnittstellen können offener gestaltet werden. Zudem reduzieren Verwaltungen ihre Abhängigkeit von einzelnen Herstellern.
Dass dieser Weg sehr gut funktioniert, zeigen inzwischen zahlreiche Beispiele aus Deutschland und Europa.

Schleswig-Holstein: Eine konsequente Landesstrategie im Großmaßstab

Schleswig-Holstein ist das erste deutsche Bundesland, das seine gesamte Landesverwaltung auf Open-Source-Software umstellt. Dabei geht es nicht um die Einführung eines einzelnen Tools, sondern um die Schaffung eines souveränen digitalen Arbeitsplatzes.

Ein technischer Härtetest war die Migration des zentralen E-Mail- und Kalendersystems: Innerhalb von sechs Monaten wurden mehr als 40.000 Postfächer mit deutlich über 100 Millionen E-Mails und Kalendereinträgen von Microsoft Exchange und Outlook auf Open-Xchange und Thunderbird umgestellt – im laufenden Betrieb und ohne Datenverlust.

Auch beim Umstieg von Microsoft Office auf LibreOffice ist Schleswig-Holstein bereits weit vorangekommen. Die Open-Source-Anwendung ist verbindlicher Standard für Büroanwendungen in den Ressorts und Behörden des Landes. Laut Angaben des Landes nutzen bereits fast 80 Prozent der Arbeitsplätze außerhalb der Steuerverwaltung die quelloffene Office-Lösung.

Weitere Bausteine ergänzen die Strategie: Nextcloud ersetzt schrittweise Microsoft SharePoint als Plattform für Zusammenarbeit, und mit dem Projekt „+1.Linux Arbeitsplatz“ wird Linux als Alternative auf Arbeitsplatzgeräten vorbereitet und erprobt.

Laut Landesregierung spart Schleswig-Holstein bereits jetzt mehr als 15 Millionen Euro an Lizenzkosten. Dem stehen im Jahr 2026 einmalige Investitionen in Höhe von neun Millionen Euro für die Migration und Weiterentwicklung der Open-Source-Lösungen gegenüber. Genau diese Gegenüberstellung macht den Fall so überzeugend: Digitale Souveränität kostet Ressourcen, zahlt sich aber strategisch und finanziell aus.

Mecklenburg-Vorpommern: Digitale Kollaboration als Einstiegspunkt

Auch Mecklenburg-Vorpommern unternimmt konkrete Schritte in Richtung digitaler Souveränität. Das Land hat zunächst den Fokus auf Kollaborationsplattformen gelegt, da die Unzufriedenheit mit proprietären Lizenzmodellen dort oft besonders groß ist. Als Ablöse für Microsoft SharePoint fiel die Wahl auf Nextcloud. Der Umstieg für die ersten rund 5.000 Beschäftigten ist laut Landesregierung bereits abgeschlossen. Mittelfristig soll die Plattform mehr als 50.000 Beschäftigten im öffentlichen Dienst zur Verfügung stehen – von den Ministerien bis zu den kommunalen Einrichtungen.

Besonders spannend ist der Einstiegspunkt. Mecklenburg-Vorpommern beginnt nicht mit dem kompletten Austausch aller Arbeitsplatzsysteme, sondern mit einem Bereich, der für Verwaltungsteams täglich relevant ist: die Zusammenarbeit. Dateien teilen, gemeinsam an Projekten arbeiten, Wissen organisieren, später auch Chat, Videokonferenzen und Groupware – genau hier entstehen in vielen Behörden starke Abhängigkeiten von proprietären Plattformen.

Ergänzt wird diese Architektur durch OpenProject für das agile Projektmanagement sowie durch den Verwaltungschatbot LEA auf Basis von OpenWebUI, der als lokal gehosteter KI-Assistent maximale Datensicherheit garantiert. Für IT-Entscheider zeigt sich hier, dass Kollaborations-Tools und Projektplattformen ideale Einstiegspunkte bieten, um Open-Source-Komponenten einzuführen, ohne die gewohnte Desktop-Umgebung der Mitarbeitenden sofort komplett umzukrempeln.

Mit der Norddeutschen Allianz mit Schleswig-Holstein zeigt Mecklenburg-Vorpommern zudem, dass Verwaltungen nicht jede Lösung allein entwickeln oder evaluieren müssen. Sie können voneinander lernen, Erfahrungen teilen und so bessere Voraussetzungen für eine offene Infrastruktur schaffen.

Landeshauptstadt München: Prozessoptimierung an der Bürgerschnittstelle

München gehört zu den bekanntesten Open-Source-Beispielen in Deutschland. Viele verbinden die Stadt noch immer mit dem Pionierprojekt LiMux. Gerade deshalb ist die Landeshauptstadt heute ein spannender Fall: Sie zeigt, dass Open Source nicht nur als großer Systemwechsel gedacht werden muss, sondern auch dort wirkt, wo konkrete Verwaltungsprozesse besser werden.

Ein Beispiel hierfür ist der digitale Bürgerservice. Seit Januar 2025 nutzt die Landeshauptstadt München das Open-Source-Ticketingsystem Zammad. Wenn Bürgerinnen und Bürger ein Online-Formular abschicken, wird automatisch ein Ticket erstellt und direkt an die zuständige Stelle in der Verwaltung weitergeleitet. Mehr als 250 der angebotenen Online-Formulare wurden bereits an das Ticketsystem angebunden.

Mit rund 70.000 online ausgefüllten Formularen pro Monat wird schnell klar, warum dieser Schritt relevant ist: Die Digitalisierung endet nicht beim Online-Formular. Entscheidend ist, was danach passiert. Mit Zammad wird aus einem Antrag ein nachvollziehbarer Vorgang: Bürgerinnen und Bürger können den Bearbeitungsstand einsehen, Rückfragen beantworten und Unterlagen nachreichen. Die Verwaltung wiederum erhält mehr Überblick über Zuständigkeiten, Kommunikation und Bearbeitungsschritte.

Das Beispiel zeigt: Open Source muss nicht immer mit dem größtmöglichen Projekt beginnen. Es kann dort ansetzen, wo Verwaltung für die Menschen direkt erlebbar wird.

Dänemark: Pragmatisches Risikomanagement und zweigleisiger Betrieb

Das Vorgehen Dänemarks beim Umstieg auf Open-Source-Software ist ein wichtiges Lehrstück für die Migrationsarchitektur. Das dänische Digitalisierungsministerium testet eine auf Open Source basierende Alternative zur Microsoft-Office-Suite. Dabei kommt Collabora auf Basis von LibreOffice zum Einsatz.

Parallel dazu startete die dänische Straßenverkehrsbehörde (Færdselsstyrelsen) das Pilotprojekt SIA Open: Rund 600 Mitarbeitende tauschen Windows, Office, Teams und Edge gegen ein auf NixOS basierendes Linux und Open-Source-Tools aus. Das Ziel des Staates: Bis Ende 2026 sollen bis zu 15.000 Arbeitsplätze umgestellt werden.

Das Entscheidende für die IT-Steuerung: Die zentrale IT-Behörde (Statens IT) hält den bestehenden Microsoft-Rahmenvertrag parallel aufrecht. Windows bleibt als Fallback-Ebene erhalten und kritische Legacy-Fachanwendungen laufen vorerst weiter. Diese Zweigleisigkeit ist kein Einknicken, sondern professionelles Risikomanagement. Durch die parallele Nutzung beider Systeme ist ein kontrolliertes Abschalten der teuren proprietären Software möglich, während im Live-Betrieb verlässliche Daten über Kompatibilität und Performance gesammelt werden.

Frankreich: Ein einheitliches Open-Source-Ökosystem für alle Behörden

Frankreich geht das Thema besonders strategisch an. Mit LaSuite stellt der französische Staat eine Sammlung digitaler Werkzeuge für den öffentlichen Dienst bereit. Dazu gehören Anwendungen für Zusammenarbeit, Dateiablage, Kommunikation, Videokonferenzen, Datenverwaltung und KI-gestütztes Arbeiten. LaSuite wird als offene, sichere und für den öffentlichen Dienst entwickelte Arbeitsumgebung positioniert.

Ein besonders sichtbares Beispiel ist Tchap, die sichere Messenger-Lösung des französischen Staates. Laut LaSuite wird Tchap bereits von rund 600.000 öffentlichen Bediensteten genutzt; die eigene Produktseite nennt inzwischen mehr als 800.000 Nutzerinnen und Nutzer.

Auch bei Videokonferenzen setzt Frankreich auf eigene Infrastruktur. Die staatliche Lösung Visio soll bis 2027 in allen staatlichen Diensten ausgerollt werden. Die französische Regierung begründet diesen Schritt unter anderem mit Datensicherheit, strategischen Abhängigkeiten, Kosten und der Komplexität verschiedener kommerzieller Tools.

Frankreich zeigt damit: Open Source ist nicht nur eine Frage einzelner Anwendungen. Es geht um einen Werkzeugkasten für den öffentlichen Dienst, der zum öffentlichen Auftrag passt.

Barcelona: Open Source als Prinzip für digitale Bürgerbeteiligung

Die katalanische Metropole gilt europaweit als Vorreiter für eine ethische und werteorientierte Digitalstrategie. Als erste Stadt weltweit hat Barcelona die Open-Source-Prinzipien der Vereinten Nationen offiziell übernommen. Damit setzt Barcelona ein klares Zeichen für digitale Souveränität, öffentliche Kontrolle über Daten und eine Technologiepolitik, die sich stärker am Gemeinwohl orientiert.

Dieser Schritt baut auf einem Fundament aus gewachsenen quelloffenen Systemen auf. Dazu gehören Decidim, eine Open-Source-Plattform für digitale Bürgerbeteiligung, und Sentilo, eine Plattform für den Austausch von Sensordaten im Smart-City-Kontext. Auch die städtischen Websites basieren inzwischen auf dem Open-Source-CMS Drupal.

Besonders Decidim verdeutlicht, dass freie Software in der Verwaltung weit mehr sein kann als ein technischer Ersatz für proprietäre Lösungen. Die Plattform entstand aus dem Bedürfnis heraus, digitale Bürgerbeteiligung transparenter, nachvollziehbarer und besser mit analogen Partizipationsformaten zu verzahnen.

Barcelona ist damit ein wichtiger Leuchtturm für Städte, die offene Technologien als Grundlage für eine demokratischere, nachvollziehbarere und wiederverwendbare digitale Verwaltung verstehen. Open Source wird hier nicht nur als Softwaremodell, sondern als Prinzip für öffentliche digitale Infrastruktur genutzt: kontrollierbar, anpassbar und im besten Fall gemeinsam weiterentwickelbar.

Fazit: Pragmatismus schlägt Ideologie

Die Best Practices zeigen, dass es nicht den einen, starren Königsweg zur digitalen Souveränität gibt. Während Schleswig-Holstein strategisch vorgeht, startet Mecklenburg-Vorpommern bei der Kollaboration, München bei digitalen Bürgerservices, Dänemark mit pragmatischen Pilotprojekten, Frankreich mit staatlichen Werkzeugen und Barcelona mit offener Stadtentwicklung. Es gibt also nicht den einen richtigen Einstieg. Entscheidend ist, Abhängigkeiten sichtbar zu machen und dort anzusetzen, wo offene Lösungen konkret einen Mehrwert schaffen.

Gleichzeitig wird deutlich, dass Verwaltungen dieses Rad nicht neu erfinden müssen. Der größte Hebel von Open Source liegt im vernetzten Handeln. Kommunen, Länder und Staaten können bewährte Architekturen voneinander übernehmen, gemeinsame Standards etablieren und Entwicklungsressourcen bündeln. Dadurch wird der Umstieg von einer vermeintlichen Alles-oder-nichts-Entscheidung zu einem steuerbaren, stufenweisen Prozess.